Eén centrale bron van informatie voor NVB

Alweer drie jaar geleden koos de Nederlandse Vereniging voor Banken (NVB) voor de persoonlijke werkomgeving (intranet-oplossing) van Synigo Pulse. En nog altijd naar tevredenheid. ‘Het is fijn dat je agenda en documenten geïntegreerd zijn’ stelt Laurens (Hoofd ICT). De NVB is de branchevereniging voor de banken die in Nederland actief zijn. Een belangenvereniging met ongeveer 60 leden en 60 medewerkers. ‘We doen als vereniging heel veel, het is dan handig om één centrale bron van informatie te hebben’, aldus Ivo (Webredacteur). Waarom koos NVB voor Pulse? Hoe wordt het gebruikt? En wat staat er nog op de agenda?  

Aanleiding: gebruiksvriendelijkheid  
Als ik vraag naar de situatie vóór dit social intranet is het even graven. Ivo: ‘‘We hadden een geïntegreerd systeem voor leden en medewerkers. Er waren geen uitgebreide mogelijkheden en het was lastig om gebruiksvriendelijk te houden.’’ Laurens vult aan: ‘‘We waren al volledig over op de Microsoft public cloud en zochten dus een oplossing die goed in onze ICT-infrastructuur paste. Met de mogelijkheid om dingen te integreren. Dan kom je al snel op Sharepoint-achtige omgevingen, maar dan moet je nog integraties opzetten. Dat sloot niet aan bij de investering en wensen die wij hadden.’’ 

Wens: dubbel werk voorkomen 
‘‘De persoonlijke werkomgeving wordt vooral gebruikt voor Weten & Regelen (zoals de kennis- en documentenbank heet binnen Pulse). Denk aan personeelsinformatie of documenten vanuit HR, ICT, Finance en Facilitair. Bij traditionele oplossingen moet je veel dingen dubbelop doen. Documenten met een nieuwe versie kopiëren, of op verschillende plekken zijn om tot je resultaat te komen. Dat wilden we voorkomen: één plek, met up-to-date informatie’’ aldus Laurens. Ivo vult aan: ‘‘Het intranet is voor collega’s een nieuwsbron, en naslagwerk. Ze moeten iets weten, doen of willen op de hoogte zijn van wat er speelt. We doen als vereniging heel veel, we treden veel naar buiten. Dan is het handig dat je één punt hebt intern waar je dat allemaal op terug laat komen.’’ 

Visuele weergave van de portal van NVB

Geen ondoorgrondelijk CMS  
Ivo wist ook goed wat hij niet wilde: ‘‘Een ondoorgrondelijk CMS zou echt een bottleneck kunnen zijn. De eerste keer dat ik het Pulse platform zag, was ik gelijk enthousiast. Het is heel gebruiksvriendelijk. En op basis van het Umbraco CMS, dat ik al ken. Er valt bij ons genoeg te communiceren. Van iemand die een werkjubileum viert, tot de treinen die enkele weken niet rijden bij Station Amsterdam-Zuid, of interessante events die eraan komen. Die krijg ik aangereikt en kan ik gemakkelijk zelf plaatsen of wijzigen.’’

Standaard integraties  
‘‘Het is prettig dat veel zaken er standaard inzitten. Zoals een integratie met Azure Active Directory voor de belangrijke Single Sign on, en ook voor een goed gevuld smoelenboek. En de integratie met ‘mijn’ Microsoft omgeving voor wat betreft je documenten en agenda. Het is een kant-en-klaar pakket, waar we maar een beetje aan hoeven te tunen. Dat werkt voor onze organisatie heel goed’’, geeft Laurens aan.

Een continu proces
Ivo: ‘‘Ik schakel regelmatig met collega’s van HR, IT, Finance en Facilitair. Voor documenten, nieuws of verzoeken die zij hebben. Zoals een speciale plek voor informatie rondom een organisatiewijziging. Maar ik doe ook regelmatig een rondje langs andere collega’s. Hoe gebruik je het, wat mis je. Het is zo’n flexibel platform, dat ik ook makkelijk in kan spelen op de vragen die er komen. Dit is een continu proces.’’

Nieuwe features  
Hoe staat het er nu voor? ‘‘Vanuit IT-oogpunt ben ik erg tevreden met het pakket. De samenwerking is prettig. Onze collega’s zijn mondig genoeg om te zeggen als het aan iets ontbreekt.’’ Ivo vult Laurens aan: ‘‘Ik vind het ook een prima samenwerking. Ik haak eens in de zoveel tijd aan bij het spreekuur. En vind het dan fijn om de nieuwe features dan even te zien, naast dat ik het lees in de mail. Ik heb ook een paar keer contact gehad met Shirley (red: Support Consultant bij Synigo) en zelfs eens met een Developer. Dat is wel heel fijn, er wordt goed geluisterd en zaken worden vlot geregeld.’’ Ivo deelt de plannen voor de komende tijd: ‘‘We gaan weer een brainstorm organiseren met de collega’s van HR, IT, Finance en Facilitair om te kijken of het platform nog goed genoeg aansluit. Of dat we dingen anders moeten inrichten. Zelf heb ik de showcase-module nog op mijn lijstje staan, om te onderzoeken of dit voor ons van meerwaarde is om te implementeren.’’

Vervolgstappen  
Wil je meer weten over het inzetten van het Synigo Pulse platform? Bekijk het hier of neem contact op met ons via info@synigopulse.nl of +31 88 3838500.