Nieuw gepersonaliseerd portaal voor studenten en docenten

Begin 2022 ging het ‘Portaal voor Talent’ van het ROC van Amsterdam en Flevoland (ROCvA-F) live. Meer dan 31.000 studenten en 2.600 medewerkers hebben toegang tot dit persoonlijke portaal dat geldt als digitale werkplek en sociaal intranet. In deze klantcase gaan we met Alex Borburg (Manager team online communicatie) in op de wensen van ROCvA-F. Zoals een geïntegreerde agenda, de creatieve introductie van het platform en waarom zij voor Synigo Pulse gekozen hebben.

Dit portaal is tot stand gekomen door o.a. de inzet van Shelby de Nijs (Projectmanager), Suzan Tessels (Manager Informatievoorziening), Frank ten Hove (Microsoft 365 expert), Michiel Nicolasen (IT Architect Technische Infrastructuur) en Frank Pothoven (Contentspecialist). Samen met IT-partner Broad Horizon.

"We werden ingehaald door de technologie"

Alex vertelt: ‘‘Een jaar of 7 geleden hadden wij al een Portaal voor Talent. Dit was gebaseerd op Sharepoint, maar met heel veel maatwerk. We ontwikkelden niet door en implementeerden nieuwe features niet. We werden technisch al snel ingehaald door de ontwikkelingen van Microsoft 365. Uit intern onderzoek bleek dat er behoefte was aan één centraal punt voor zowel studenten als medewerkers, het liefst geïntegreerd met Microsoft Teams, onze digitale leeromgeving Canvas en met ons Studenten Informatie Systeem Eduarte. We hebben een marktverkenning gedaan, leveranciers uitgenodigd, een proof of concept gehouden én voor Synigo Pulse gekozen.’’

Alles inzichtelijk op één plek

Michiel Nicolasen (IT Architect Technische Infrastructuur): ‘‘Voor ons was het belangrijk om onze bedrijfssystemen te integreren. Om voor iedereen één startpunt van zijn werk- of schooldag te creëren. Zodat alle afspraken en deadlines inzichtelijk gecombineerd worden. Maar ook de cijfers en resultaten van studenten in één oogopslaag te zien zijn. We hebben hiervoor gebruik gemaakt van de open onderwijs API van Synigo Pulse. Om Eduarte en Canvas te integreren. Het was prettig om op deze manier met Synigo samen te werken. Zij hebben goed meegedacht over onze infrastructuur en bieden de perfecte oplossing voor ons waar het gaat om geavanceerde koppelingen.’’

‘‘Voor ons was het belangrijk om onze bedrijfssystemen te integreren. Om voor iedereen één startpunt van zijn werk- of schooldag te creëren."

"Er is een portaal geboren" 

De introductie van het portaal werd uitgebreid en opvallend aangepakt. Alex: ‘‘We hebben verschillende dingen gedaan voor een goede adoptie, in een cyclus van 14 weken. We hebben de directies geïnformeerd en kick-off sessies gehad met de belangrijkste content eigenaren per school. Maar ook een communicatie- en promotie toolkit samengesteld met allemaal kant en klare nieuwsberichten, Q&A’s, instructievideo’s en een aan-de-slag-website. Naast de digitale activaties, hebben we uitingen op scholen geplaatst. Denk aan posters met QR-codes, zodat mensen direct de app konden downloaden en gebruiken. Maar ook geboortekaartjes en geboorteflikken in de docentenkamers. Voor de geboorte van ons nieuwe portaal!’’

Persoonlijk, intuïtief én overzichtelijk

Alex vertelt over de samenwerking met Synigo: ‘‘Het is een hele fijne enthousiaste club om mee samen te werken. Ze stralen enthousiasme uit, maar leveren ook gewoon heel goed werk. Ze denken én helpen mee. Zo hadden wij de wens om ons portaal in een mooi jasje te steken. Synigo heeft hiervoor hun UX-designer Wiebe aan ons uitgeleend. We krijgen veel enthousiaste reacties van collega’s! Het is een intuïtief en overzichtelijk platform geworden – met veel gevoel voor personalisatie voor de gebruiker. Het is dé toegangspoort tot verschillende applicaties, de agenda-functie wordt veel gebruikt en ook het nieuws kunnen wij nu goed reguleren voor de verschillende colleges.’’

"De mogelijkheden zijn eindeloos."

Toekomstbestendig platform

Er is gekozen voor een toekomstbestendig platform. Alex: ‘‘We zijn nu druk bezig met het uitdenken hoe we Pulse kunnen toepassen voor aankomende studenten (via een eigen portal). Ook kijken we hoe we nog meer slimme integraties op kunnen zetten in de native app. En we willen de landingspage inzetten voor specifieke communicatieboodschappen. De mogelijkheden zijn eindeloos, het is nu aan ons om het in ontwikkeling te houden en relevant voor onze doelgroepen.’’

Meer informatie en contact

Neem contact op met ons voor meer informatie of een demonstratie. Je kunt bellen naar +31883838500 of mailen naar info@synigopulse.nl. We raden je aan om ook eens te kijken of de whitepaper over Hybride Werken interessant voor je is.