Hoe je nog beter met nieuwe tools aan de slag kunt gaan 🔧

Sinds de eerste computer zijn intrede deed, is er een nooit eindigende discussie over technologie. Doet het meer kwaad dan goed? Verandert het ons werk in positieve zin? Ik gebruik het woord 'verandert' hier heel bewust, omdat een upgrade niet altijd voelt als een verbetering. We hebben immers zoveel vrijheid in hoe we ons werk aanpakken, hoe we samenwerken en welke gadgets we uit de digitale gereedschapskist kiezen. 

Met de huidige AI-hype is deze discussie levendiger dan een koffiekransje bij te veel cafeïne. "Verdien een uur productiviteit per dag dankzij AI!" schreeuwen de koppen. Hoewel ik deze grootse beloftes wel snap, moet ik het eerste extra uur nog tegenkomen. Toch kan ik niet ontkennen dat de AI-tools die ik gebruik zo hun voordelen hebben. 

Maar laten we eerlijk zijn: we krabben nog maar net aan de oppervlakte met AI en al die andere nieuwe snufjes. We zitten in een permanente staat van beta, zoekend naar manieren om ons werk te verbeteren, maar een tool op zichzelf maakt nog geen meester. “Een dwaas met een tool is nog steeds een dwaas”, toch? 

Het geheim zit 'm in het routinematig gebruik van deze tools. Eerst deed ik een taak zo, en nu, met een nieuwe tool, doe ik 't zo. Beter, sneller... en als ik dat consequent doe, dan wordt het een tweede natuur. Je manier van werken en de tools die je gebruikt, vormen samen een systeem dat over tijd alleen maar beter kan worden, vooral als je bereid bent om nieuwe tools een kans te geven.  

 

Bouw je systeem op, één stapje per keer 

James Clear legt in 'Atomic Habits' uit hoe kleine, dagelijkse gewoontes kunnen leiden tot grote veranderingen. Het succes, zo zegt hij, zit 'm niet in het stellen van doelen, maar in het opbouwen van effectieve systemen. Door consequent kleine verbeteringen door te voeren, kun je enorme groei realiseren. Clear's vierstappenplan voor het vormen van gewoontes - cue, craving, response, en reward - geeft handige inzichten en strategieën om je processen te verfijnen en je identiteit rondom positieve gewoontes op te bouwen. 

James Clear biedt in zijn boek handige tips voor het gebruiken van (nieuwe) tools om je productiviteit een boost te geven, zoals: 

• Je Werkruimte Organiseren: Zorg dat je fysieke en digitale werkomgeving op orde is voordat je met nieuwe tools aan de slag gaat. Een opgeruimde ruimte zorgt voor minder afleiding en maakt een vliegende start mogelijk. 
• Automatiseer met Technologie: Laat technologie routineklussen van je overnemen. Van het automatiseren van terugkerende taken tot het centraliseren van informatie voor snellere toegang. 
• Beperk Digitale Afleidingen: Maak het moeilijker voor jezelf om afgeleid te worden door bijvoorbeeld je telefoon buiten handbereik te houden of apps te gebruiken die je sociale media-gebruik limiteren. 
• De 2-Minutenregel: Grote klus? Hak 'm in kleine stukjes die je binnen twee minuten kunt starten. Dit helpt tegen uitstelgedrag en maakt zelfs de meest overweldigende taken behapbaar. 
• De Goudlokje-regel: Zoek taken die precies moeilijk genoeg zijn om interessant te blijven, maar je niet demotiveren. De juiste balans houd je gemotiveerd. 

 

11 minuten besparen per dag is al genoeg om ons te motiveren 

Microsoft voerde een onderzoek uit onder 1.300 gebruikers van Copilot voor Microsoft 365, die werkzaam zijn in diverse functies en sectoren, om inzicht te krijgen in de impact van AI op hun productiviteit, werkplezier, en meer. Het onderzoek richtte zich op het identificeren van de factoren die het meest waarschijnlijk deze uitkomsten zouden beïnvloeden. 

Microsoft's onderzoek toont aan dat 11 minuten per dag besparen met AI voldoende is voor gebruikers om het nut ervan te zien, wat leidt tot het vormen van een AI-gewoonte.  

Dit punt, bekend als het "11-bij-11 kantelpunt," komt overeen met een periode van 11 weken waarin gebruikers significante verbeteringen melden in productiviteit, werkplezier, werk-privébalans en het bijwonen van minder vergaderingen.  

De sleutel tot het bereiken van dit kantelpunt is het vinden van eenvoudige toepassingen die dagelijks direct 11 minuten besparen en gebruikers aanmoedigen om AI 11 weken lang te gebruiken, wat leidt tot aanzienlijke tijdsbesparingen en verbeterde werkuitkomsten. Voor meer details, bezoek de Microsoft WorkLab website. 

 

Het belang van personalisatie 

Ons platform, Synigo Pulse, stelt personalisatie centraal omdat het aanpassen van je digitale werkplek cruciaal is voor werktevredenheid, welzijn en productiviteit. Het geeft medewerkers de vrijheid om hun werkplek naar eigen inzicht in te richten, wat een positieve invloed heeft op hun effectiviteit en tevredenheid. In een wereld waar technologie blijft evolueren, wordt het personaliseren van je digitale werkplek een steeds belangrijker onderdeel van de werkplekstrategie. 

Door je digitale werkplek te personaliseren, speel je in op de unieke behoeften en voorkeuren van elke werknemer, wat leidt tot betere werkprestaties. Het optimaliseert de gebruikerservaring, vermindert technologische stress, versnelt de toegang tot informatie en tools, bevordert autonomie en betrokkenheid, en minimaliseert afleidingen. Kortom, een gepersonaliseerde werkplek is de sleutel tot een productievere en tevredenere werkomgeving. 

 

Begin vandaag ... 

We zien dat de voortdurende ontwikkeling van nieuwe technologieën, met AI voorop, niet alleen ons werk verandert, maar ook verbetert. Door deze tools strategisch en routinematig in te zetten, kunnen we ons werk efficiënter en effectiever maken. James Clear's inzichten in het opbouwen van systemen, gecombineerd met praktische tips zoals de organisatie van je werkruimte, automatisering, en het minimaliseren van afleidingen, bieden waardevolle handvatten voor persoonlijke en professionele groei. Het onderzoek van Microsoft toont aan dat zelfs kleine tijdsbesparingen significant kunnen bijdragen aan onze werktevredenheid en productiviteit. 

Daarnaast benadrukt het belang van personalisatie via platforms zoals Synigo Pulse hoe cruciaal het is om onze digitale werkplek aan te passen aan onze individuele behoeften en voorkeuren, wat een productievere en tevredenere werkomgeving bevordert. 

Heb jij jezelf al nieuwe tools eigen gemaakt of ben je geïnspireerd geraakt om dit te doen? Begin vandaag nog met het verkennen en integreren van nieuwe technologieën in je dagelijkse routine. Ontdek hoe kleine veranderingen grote impact kunnen hebben op je werk en welzijn. Deel je ervaringen en ontdekkingen met ons en laat zien hoe technologie jouw werk niet alleen anders, maar ook beter maakt.