Rietveld Academie ontwerpt verleidelijke voordeur met Synigo Pulse

Pascal Pater is in de rol van hoofd ICT bij de Gerrit Rietveld Academie initiatiefnemer van dit project. Hij vertelt: “Als hogeschool voor beeldende kunst en vormgeving is de look & feel van een portaal natuurlijk erg belangrijk. We willen dat als  docenten en staf hun computer opstarten, ze meteen in een verleidelijke omgeving komen die enerzijds overzichtelijk is, maar anderzijds visueel aantrekkelijk is en inspireert.”

Mooie voordeur naar handige achterkant

Pater was in een eerdere werkomgeving al eens met Synigo Pulse in aanraking gekomen. “Ik wist dat hun product past bij de wensen die wij hebben en dat het een positieve bijdrage zou leveren bij de adoptie van het Zwitserse zakmes: Office 365. Ik heb het hier intern laten zien en er was eigenlijk direct enthousiasme over het idee van een portaal dat toegang geeft tot alles wat studenten, docenten en staf nodig hebben: intranet, Office365 maar ook handige apps om te gebruiken voor  studie of werk. We hebben een kort onderzoek gedaan naar vergelijkbare producten en daarvan zijn er niet zoveel. We waren er heel snel uit met Synigo.”

Synigo Pulse is een mooie voordeur die toegang geeft tot een achterkant met veel functionaliteit, zegt Pater. “Office365 biedt veel handige tools, zoals OneDrive, SharePoint en Teams, maar de omgeving ziet er zakelijk uit. Dat past niet bij onze organisatie. Bovendien vinden wij het belangrijk dat bezoekers van een intranet in zo weinig mogelijk kliks de informatie vinden die ze nodig hebben. In Office365 moet je soms best vaak klikken om te wisselen tussen de verschillende onderdelen, zoals e-mail, je agenda of SharePoint. Dat wilden wij eenvoudiger maken door studenten, docenten en staf de mogelijkheid te geven om applicaties die ze vaak raadplegen op hun startscherm te zetten met een snelkoppeling.”

"Synigo Pulse is een mooie voordeur die toegang geeft tot een achterkant met veel functionaliteit uit onder meer Office365. We maken toegang tot die tools en informatie nog gemakkelijker, zodat er meer tijd overblijft voor onderwijs." Pascal Pater

Inrichtingskeuzes

De implementatie van Synigo Pulse heeft weinig voeten in aarde, het maken van de inrichtingskeuzes des te meer. Pater: “We hebben een landingspagina ontworpen met daarop bovenin het nieuws, met daarin veel foto’s en ander beeldmateriaal. Dat is een vast item dat je niet kunt weghalen. Andere vaste items zijn de zoekmachine en quick links naar handleidingen. Vrijwel alle andere onderdelen zijn facultatief: e-mail, agenda, groepen, teams, werkplaatsen, een tijdlijn, een overzicht van docenten. Je kunt de pagina inrichten zoals je zelf wilt. Als je met de trein komt, dan plaats je bijvoorbeeld een rechtstreekse link naar 9292OV. En kom je op de fiets, dan plaats je een link naar Buienradar. En wat voor ons erg belangrijk is: je kunt je eigen foto’s en afbeeldingen toevoegen en zo de pagina customizen.”

Stakeholder schuiven letterlijk met de widgets

Look & Feel

Op dit moment maakt de Gerrit Rietveld Academie nog gebruik van de icoontjes van Synigo Pulse, die zakelijk overkomen en aansluiten bij de Office365 omgeving. “Wij willen daar in de toekomst eigen icoontjes voor ontwikkelen”, zegt Pater. “We zijn nu eenmaal een academie voor beeldende kunst en vormgeving. Wat we willen vasthouden, is het feit dat de look & feel aansluit bij de Office365 omgeving. Want uiteindelijk is dat de achterkant waar je in veel gevallen in terecht komt. Wij willen het echter er allemaal wat uitbundiger uit laten zien, wat minder zakelijk.”

App op de smartphone

De handleidingen, FAQ en regeldingen zijn ondergebracht in het Synigo Pulse onderdeel Weten en regelen, dat onder water linkt naar SharePoint. Pater is erg enthousiast over de functionaliteit: “SharePoint is heel goed in documentenbeheer. Weten en regelen voegt daar eenvoudige navigatie aan toe, onder meer door het toevoegen van een korte synopsis. De kracht zit in de combinatie van beide. Je kunt zowel via een zoekbalk op trefwoord als via het menu zoeken. Het antwoord op vrijwel alle vragen staat erin. En zo niet, dan voegen we dat toe.”

De Gerrit Rietveld Academie noemt het onderdeel simpelweg FAQ. Vanwege de populariteit van de FAQ is Pater extra blij dat het portaal binnenkort ook via een app op de smartphone toegankelijk is. “Nu moet je nog je laptop opstarten, maar als je even snel op een kaartje wilt zien waar een bepaald lokaal zich bevindt, is dat natuurlijk helemaal niet handig”, geeft hij een voorbeeld. “Juist die snelle weet- en regeldingen wil je op je mobiele telefoon kunnen doen.”

Meer tijd voor onderwijs

Door het nieuwe portaal vinden studenten, docenten en staf sneller wat ze zoeken en hebben ze in minder kliks toegang tot de applicaties waar zij veel mee werken. Zo blijft er meer tijd over voor belangrijkere zaken zoals het onderwijs, is Paters stellige mening. “Je hebt gewoon alles wat je nodig hebt om je dagelijkse werkzaamheden te doen onder handbereik. Technologie is voor ons echt een middel tot een betere bedrijfsvoering, zonder tijdverspilling. Daar helpen het Synigo Pulse portaal en Microsoft Office365 ons bij.”

Op dit moment is het fundament gelegd, waarop de Gerrit Rietveld Academie nog jarenlang kan voortbouwen. “We gebruiken nu bijvoorbeeld functionaliteiten als Teams en OneDrive nog maar mondjesmaat, maar we groeien stap voor stap steeds meer naar een wereld toe waarin we informatie heel makkelijk online kunnen delen en locatieonafhankelijk met elkaar kunnen samenwerken. We gebruiken in dat groeipad de hulp van Synigo. Het is een kleine, wendbare organisatie die goed luistert naar onze wensen. Dat is niet iedere leverancier gegeven.”

Meer informatie

Wil je meer weten over de implementatie van het sociaal intranet bij een onderwijsinstelling? Lees dan ons infosheet over de digitale campus of kijk op deze speciale onderwijspagina.