NHL Stenden innoveert op Synigo Pulse portal

In 2018 fuseerden NHL Hogeschool en Stenden Hogeschool tot NHL Stenden, dé hogeschool voor Noord-Nederland. Dat betekende destijds dat er razendsnel een gezamenlijke portal moest komen. Inmiddels is Synigo Pulse het startpunt van de dag voor 24.000 studenten en 2000 medewerkers, die de portal als digitale werkplek gebruiken.

Marian Brouwer is als functioneel beheerder van Microsoft 365 en het Pulse platform vanaf het begin af aan betrokken geweest bij de implementatie. Ze vertelt: “De twee voorlopers van NHL Stenden hadden ieder hun eigen intranet. In januari kwam de fusie rond en vanaf het nieuwe schooljaar moest er een gezamenlijke omgeving staan. We hadden dus niet heel veel tijd.”

Standaard die voelt als maatwerk

Eén van de fusiescholen was gewend om veel maatwerksoftware te laten ontwikkelen, terwijl de andere juist waar mogelijk kiest voor standaardsoftware. Brouwer: “Synigo Pulse is standaardsoftware, wat betekent dat je een korte implementatietijd hebt. Maar door de zeer flexibele inrichtingsmogelijkheden voelt het als maatwerk. NHL Stenden heeft meerdere academies, waarvan een aantal een eigen huisstijl heeft. Dat kunnen we met Synigo Pulse handhaven, terwijl aan de achterkant iedereen toch op hetzelfde platform werkt. Het is ‘the best of both worlds’.” Samen met implementatiepartner Brunel is een plan de campagne gemaakt. Er kwamen een inrichtingsvoorstel en een implementatieplan. 

"Synigo Pulse is standaardsoftware, maar het voelt als maatwerk"

Verbeterslag

Het duurde tot het najaar van 2021 tot de organisatie inzag dat Synigo Pulse-platform niet optimaal werd benut. Reden om een grote verbeterslag door te voeren. Brouwer: “Initieel zijn we begonnen met één portaal voor zowel medewerkers als studenten. Op basis van rollen en rechten bepaalden we wie toegang kreeg tot welke applicaties. Dat betekende echter wel veel werk voor mij als beheerder. Daarom besloten we vorig jaar om twee portals te maken: eentje voor studenten en eentje voor medewerkers. Die staan in verschillende containers.”  

Tegelijkertijd met dit besluit viel de beslissing om de quickstart portal te laten vervallen. Dit portaal was bij de fusie ontwikkeld om studenten en medewerkers via één portal toegang te geven tot alle applicaties. Het was destijds bedacht als gebruiksvriendelijke tussenoplossing, maar nu was het tijd om iedereen via Synigo Pulse naar zijn of haar applicaties te leiden.

Iedereen zijn eigen startscherm

Brouwer: “In Pulse kun je heel gemakkelijk je eigen startscherm ontwikkelen. Wij hebben bepaald welke onderdelen er zeker in moeten, denk aan nieuws. Maar gebruikers kunnen vervolgens zelf beslissen naar welke applicaties ze quicklinks willen maken en welke van de ‘vrije’ onderwerpen ze wel of niet willen zien.”  

Ze vindt deze eigen regie op hoe je startpagina eruitziet een groot voordeel. “Je kunt nu veel beter dan in het verleden je eigen lay-out bepalen en bijvoorbeeld groepjes applicaties maken. Dan zie je als student bijvoorbeeld: deze applicaties heb ik voor mijn studie nodig, hier vind ik alles over studentwelzijn, en hier staat al het nieuws. Voorheen was dat veel onoverzichtelijker.”

Geruisloze overgang naar versie 2.0

De nieuwe omgeving ging live in januari 2022, na een informatiecampagne waarbij iedereen voorlichting kreeg. Brouwer: “Gezien de huiver om te veranderen waren we voorbereid op een hausse aan vragen en opmerkingen. Maar eigenlijk is het vrij geruisloos gegaan. Nu zijn studenten op digitaal vlak heel handig en zelfredzaam, die zullen niet snel via de helpdesk een vraag stellen. Maar ook medewerkers konden er eigenlijk direct mee uit de voeten. Natuurlijk is het even wennen, maar na een week weet je al niet beter.”

Nieuws beter gelezen

Ook andere doelen werden ineens beter bereikt. Zo was de organisatie al tijden ontevreden over het aantal lezers van de nieuwsberichten. “Dat schoot nu omhoog, omdat je niet meer apart naar de nieuwsrubriek hoeft te gaan, maar op je startscherm altijd de laatste nieuwtjes voorbij ziet komen. De drempel om dan door te klikken is een stuk kleiner”, zegt Brouwer met een grote lach.

Nog meer eigen smoel voor de academies

Brouwer bereidt zich er ondertussen ook vast op voor dat er mogelijk een verandering op komst is qua organisatie-indeling, wat zich uiteraard ook moet gaan vertalen in het intranet. “De organisatieonderdelen kunnen dan een eigen portal krijgen, met daarop bijvoorbeeld   een eigen nieuwsmodule. Ik vind het heel leuk om me nu alvast te verdiepen in hoe we dat moeten gaan vormgeven.” 

Als voorproefje daarop helpt ze nu de hospitalitygroep met een eigen plekje op het intranet. Brouwer: “Ik maak een opzetje die ik in preview zet, zodat mensen een idee krijgen van wat er mogelijk is. Ik help ze vervolgens met het maken van keuzes en met wat ze moeten regelen om hun deel te onderhouden. Op die manier brengen we zo’n nieuwe pagina heel snel live.”

Kennissessies Synigo (spreekuren)

Mede vanwege al die vernieuwingen volgt Marian nu met nog meer enthousiasme met regelmaat de donderdagmiddagsessies van Synigo. Hierin worden nieuwe functionaliteiten en gebruikersvragen besproken. “Het is vaak heel interessant, zeker als Synigo met dingen komt die voor ons ook relevant zijn.”

Relevant is bijvoorbeeld een apart kopje voor evenementen. “Nu we weer volop fysieke, hybride maar ook nog steeds digitale events organiseren, ziet de organisatie dat een apart evenementendeel toch wel handig is. Nu komen die aankondigingen onder nieuws terecht. Als je je wilt aanmelden, dan gaat dat buiten de portal om. Straks komt er een kopje evenementen en kun je je via Synigo Pulse meteen aanmelden.”

Stap voor stap verbeteren

Ze krijgt er energie van om te zien dat de Synigo Pulse portal en werkomgeving in een nieuwe fase zijn beland. “Lange tijd hebben we de mogelijkheden onderbenut, maar nu komt de vaart erin en verbeteren we stapje voor stapje. Ik heb ondertussen ook geleerd om niet altijd zo snel te willen, want mijn enthousiasme kan er soms ook voor zorgen dat mensen overweldigd raken. Ik weet nu dat ik beter eerst eens wat kan laten zien, het dan even moet laten sudderen, er dan nog eens aan herinneren. En dan komt op een gegeven moment vanzelf de vraag: we willen hier graag mee aan de slag. Zo verbeteren we stap voor stap.”

Implementatie aanpak van Brunel

Brunel is verantwoordelijk voor de implementatie bij NHL Stenden. Door middel van een stappenplan helpen zij klanten met de customer journey. Praktisch, klantgericht en heel kundig op het gebied van Microsoft technologie en maatwerk koppelingen. Voor vragen, neem contact op met r.van.der.leeuw@brunel.net of via telefoon +31 (0)6 302 97 811​

Meer informatie?

Wil je weten wat wij voor jouw onderwijsinstelling kunnen betekenen? Lees dan onze infosheet over de digitale campus of neem contact op via +31 88 3838500 of info@synigopulse.nl