EBS helpt buschauffeurs en medewerkers door digitaal data te ontsluiten in medewerkersportaal

Dat EBS een ambitieus Nederlands openbaarvervoerbedrijf is blijkt wel na het spreken van Frans ter Beke (delivery manager IT-Operations). "We zijn in korte tijd van vier naar 13 vestigingen gegaan en hebben binnenkort zo’n 1.800 medewerkers. Het is dan fijn om goede digitale systemen te hebben, die eraan bijdragen dat kantoorpersoneel en chauffeurs zich welkom voelen én goed hun werk kunnen uitvoeren."

EBS maakt gebruik van het “Bureau v/d Toekomst” van Bradon op basis van het Synigo Pulse platform (digitale werkplek, social intranet en data integratie). Mét opvallende data integraties, om het chauffeurs en medewerkers nog makkelijker te maken. We delen alle ins en outs in deze klantcase.

Geen aandacht voor IT

Toen Frans bij EBS kwam werken, begon er net een nieuwe groep IT’ers en was er nog geen goed medewerkersportaal. ‘‘Het had jarenlang geen aandacht gehad. In 2019 hebben we gekeken wat er nodig was. Ik heb altijd gezegd: het moet een hybride plek worden, waar je business applicaties op moeten kunnen draaien en waar de M365-zaken in ontsloten kunnen worden. Bradon kwam met het “Bureau van de Toekomst” concept. Toen ik het zag was ik gelijk enthousiast. We wilden in eerste instantie kantoorpersoneel van een gebruiksvriendelijke werkplek voorzien, waarbij ze altijd toegang hadden tot hun applicaties. Ik had een vooruitziende blik en wilde dat mensen er ook thuis goed mee konden werken. Dat was toen nog helemaal niet aan de orde, maar het leek me handig.’’

"IT had jarenlang geen aandacht gehad."

Oplossing: een uitgebreid pakket

Wat Frans toen niet wist, was dat het gekozen pakket nog veel meer voor EBS kon betekenen. ‘‘Op die ene bewuste zondag in 2020 (red: thuiswerkbeleid werd aangekondigd vanuit de overheid) kwam de vraag: wat moeten we nu? Het was niet voorzien, maar toch waren we voorbereid. Al die laptoppers naar huis, iedereen kon thuiswerken. Gaandeweg dacht ik: ook hier en hier wil ik wat mee. Je hebt applicaties waar je meer van had verwacht. En je hebt pakketten die je verrassen, doordat er meer in zit dan verwacht. Dat laatste is mijn ervaring met de oplossing van Bradon (Pulse) voor digitale werkplek, social intranet en data integratie.’’
Gast-omgeving voor chauffeurs

Eén van die zaken waar Frans zich in ging verdiepen was een gast-omgeving. ‘‘Dit klonk interessant voor onze chauffeurs. Vanuit Microsoft zijn gast-accounts zonder licentie namelijk gratis, en de kosten voor Pulse zijn te overzien. We hebben in korte tijd een portaal opgezet om met chauffeurs te communiceren. Zowel op desktop als op telefoon, want dat is natuurlijk wel zo handig als je onderweg bent. Het fijne aan dit systeem is dat je het werkend en compleet opgeleverd krijgt, en er dan zelf makkelijk mee verder kan. Om het te laten voldoen aan de wensen van chauffeurs – en andere afdelingen.’’ 
Weg met de papieren nieuwsbrief

Voor de medewerkers van EBS was deze digitalisatieslag een flinke verandering. ‘‘Er werken niet veel young professionals in ons bedrijf. Mensen waren gewend aan een papieren nieuwsbrief, die tot voor kort in stapels op de tafels in de kantine lag. En waar chauffeurs op een briefje aankruisten als ze aanwezig waren, of bij iemand langs hun bureau gingen bij vragen. Speciaal voor hen hebben wij heel veel handleidingen gemaakt, zodat ook zij goed met de digitale systemen kunnen werken. Voor het kantoorpersoneel start hun persoonlijke portaal automatisch op, en hebben ze direct toegang tot hun applicaties en het nieuws. Dat helpt, om er goed gebruik van te maken.’’

"We hebben in korte tijd een portaal opgezet om met chauffeurs te communiceren."

Data uit het plansysteem

EBS, Pulse en Bradon hebben de afgelopen jaren hard doorontwikkeld. ‘‘Via de One API van Pulse hebben we een integratie kunnen maken met ons plansysteem HASTUS. Via de One API kunnen we de informatie van het rooster, en de diensten van de komende twintig dagen, tonen in de app. Het rooster ziet er exact zo uit als mijn agenda, omdat dezelfde widget wordt gebruikt in Pulse. De agenda widget van maakt het mogelijk dat er meer informatie getoond wordt, nadat een chauffeur erop klikt. Vervolgens zien ze een mooie grafische weergave van de dienst, met behulp van Adaptive cards. Die toont de naam, tijden en informatie van een dienst, en wanneer ze bijvoorbeeld vrij zijn.’’
Digitaal een dienst starten

En daar blijft het niet bij. ‘‘De meest recente toevoeging waar we tijd mee besparen, is de incheckfunctie. Buschauffeurs kunnen hun dienst starten via het portaal (agenda). Het handige is dat onze backoffice dan weet welke diensten daadwerkelijk gestart zijn – en welk niet. In het geval een dienst niet gestart is, dan kan er contact met de chauffeur worden opgenomen om te kijken wat er aan de hand is. En eventueel een achterwacht chauffeur worden ingezet. Voorheen verliep dit proces met papieren aftekenlijsten, die verzameld en verwerkt moesten worden. Chauffeurs gebruiken daarnaast een pincode om de dienst in de bus te kunnen starten. Die code wordt vaak vergeten. We maken het nu mogelijk om die informatie ook in hun App te tonen via de knop ‘Mijn pin’. De informatie zit namelijk in Active Directory, dus die kunnen we makkelijk versleuteld tonen. En zo weer een hulpvraag weghalen.’’

"Met de incheckfunctie besparen we echt tijd."

Goede digitale onboarding

Met zoveel nieuwe medewerkers, is een warm welkom extra belangrijk. ‘‘Nieuwe medewerkers krijgen de eerste 30 dagen de onboarding te zien. Waarbij ze extra content krijgen, die vooral handig is ter introductie. Lees deze pagina, bekijk dat eens. Ze komen minder vaak met vragen terug, en hebben hun informatie makkelijk kunnen vinden. Het is gek, maar complimenten komen niet zo gauw. Als je dan niks hoort, weet ik dat het goed zit.’’ 
Weg van papieren lijstjes

EBS blijft nadenken over nieuwe mogelijkheden. ‘‘We willen tweerichtingsverkeer opzetten tussen chauffeurs en bijvoorbeeld teammanagers of de verkeersleiding. Massale vragen, en routinetaken willen we wegwerken. Zo zien we bijvoorbeeld nog regelmatig lijstjes hangen; wie wil er werken met Kerst of Oud & Nieuw. Lijstjes vind ik altijd drama. Ik heb er wel ideeën bij hoe we dit kunnen digitaliseren.’’

Vervolgstap

Meer informatie over EBS Vervoersbedrijf vind je op de website. 

Ben je nieuwsgierig naar de toepassing van Synigo Pulse in jouw situatie? Neem rechtstreeks contact op met Bradon, via e-mail info@bradon.nl of bel +31884763300. 

Met het “Bureau v/d Toekomst” concept van Bradon kunnen organisaties kantoorautomatisering slim verweven met bedrijfsprocessen.