Hoe zorg je voor bezoekers op je digitale werkplek of intranet?  

Je wil betrokken en geïnformeerde collega’s, die elkaar goed kunnen vinden en effectief met elkaar samenwerken. Met het aanschaffen van een fijn en persoonlijk platform heb je nog niet de garantie om die doelen te behalen. Want wat nou als mensen hun weg er niet heen vinden of het nut er niet van inzien? We delen tips hoe je bezoekers naar je digitale werkplek of intranet kunt verleiden.

1. Start ‘m op

Werken de meeste mensen vanaf hun laptop of computer? Laat de digitale werkplek of het intranet dan automatisch opstarten in één van de browsers of in Microsoft Teams. Zo zien ze elke dag wanneer zij zich aanmelden in elk geval de homepagina. En screenen ze (soms onbewust) de belangrijkste nieuws headlines. Ze worden er even aan herinnerd dat het er is, en komen er zo waarschijnlijk gedurende de werkdag vaker terug.

2. Stop alles erin

De digitale werkplek moet dé plek zijn, van waaruit iemand zijn werk goed kan uitvoeren. Zorg dan ook dat alles erin zit wat ze nodig hebben. Maak bijvoorbeeld tegels voor de belangrijkste Apps, en verwijder die op andere plekken. Zo wordt de noodzaak om er te komen nog groter, en is de kans groot dat ze ook de andere functionaliteiten (zoals het smoelenboek, de tijdlijn of evenementen) vaker gaan gebruiken.

3. Maak ‘t makkelijk

Door Single-Sign-On (SSO) te gebruiken, maak je het inlogproces makkelijk. Iemand is namelijk al ingelogd op zijn of haar Microsoft-omgeving. En hoeft nu niet opnieuw in te loggen om bij zijn of haar digitale werkplek te komen. Scheelt weer tijd (en frustratie!).

4. Personaliseren

Een goede persoonlijke ervaring, zorgt ervoor dat iemand een positiever gevoel heeft bij het platform. Denk dus bij elk bericht goed na wie je doelgroep is, en of diegene hem ook ontvangt. Maar vooral ook: sluit diegene uit voor wie het niet interessant is. Denk bijvoorbeeld aan een bericht voor medewerkers van één kantoorlocatie. Zet al die mensen dan in groep ‘kantoor x’. Richt het bericht tot hen en vermoei de rest er niet mee.

5. Voer campagne

Vernieuwing of verandering gaat niet vanzelf. Je moet mensen continu blijven herinneren aan waar ze bepaalde zaken kunnen vinden (op de digitale werkplek/het intranet!). Zorg daarom voor een continue communicatiecampagne. Hang bijvoorbeeld posters op daar waar medewerkers regelmatig komen. Denk aan de entree, koffiehoek of toiletten. 

6. Buzz

Het kost wat werk, maar is superbelangrijk om mensen regelmatig terug te laten komen naar je digitale werkplek of intranet. Content maken. ‘Ik las dat er iets veranderd is in de salarisregeling’ ‘oh waar dan’? De buzz in de wandelgangen gaat vanzelf als je regelmatig nieuwe relevante artikelen plaatst waar collega’s niet omheen kunnen. Je kunt de echt belangrijke zaken eventueel triggeren via een nieuwsbrief. Maar geef niet alles weg, zodat mensen doorklikken naar het hele bericht.

7. Voorbeeldgedrag

Zorg ervoor dat je voldoende ambassadeurs hebt in je organisatie. Ambassadeurs zijn mensen die goed hun weg weten te vinden op het platform. En het leuk vinden om andere mensen ook enthousiast te maken. De uitspraak is niet voor niets ‘goed voorbeeld doet volgen’. Zorg ervoor dat ook het management voorbeeldgedrag vertoont. Door regelmatig een kijkje te nemen op de digitale werkplek. En er hun input voor te leveren. Want bijvoorbeeld een video van de directeur die een bedrijfsupdate geeft is vaak een echte kijkcijfer hit.

8. Een actieve Product Owner

Heb je er al aan gedacht om een Product Owner aan te stellen? Dat is iemand die de doorontwikkeling stuwt, signalen oppikt en ze concreet maakt op je digitale werkplek. Het is een kartrekker, die het communicatie- en samenwerkingsplatform omarmt en koestert. Wat er uiteindelijk voor zorgt dat het platform relevant blijft en dus aantrekkelijk om te bezoeken.

9. Ontwikkel door

Vraag regelmatig rond wat medewerkers ervan vinden. En wat ze eventueel missen, of anders zouden willen zien. Leg dat naast de nieuwe mogelijkheden die het platform heeft, en blijf relevante functionaliteiten toevoegen. We zien vaak genoeg voorbijkomen dat een platform eenmalig wordt neergezet en dan verstoft. Je collega’s merken en voelen dit op den duur, en zullen afhaken. Blijf relevant en up-to-date.

10. Meten is weten

Verkeer en gedrag kun je meten. Dat helpt om te zien wat mensen leuk vinden en wat juist niet. Je kunt zien waar gebruikers op zoeken en klikken. Het inzichtelijk maken hiervan helpt je om de digitale werkplek nog beter te maken.

Naast deze tips hebben wij nog veel meer informatie over hoe je een digitale werkplek inricht. Lees hier wat wij voor jou kunnen beteken.