Aeres zet in op communicatie en adoptie rondom werkomgeving

Aeres is als brede kennisinstelling actief in onderwijs, onderzoek en ondernemen in de groene sector. Bijna twee jaar geleden ging de organisatie live met hun social intranet en digitale werkomgeving voor medewerkers op basis van Synigo Pulse. Best een uitdaging met vijf verschillende instellingen Aeres VMBO/MBO & Training Centre, Aeres Hogeschool, Aeres Tech, Aeres Agree & Aeres Corporate – en de bijbehorende digitale kennis- en informatiebehoefte. Om de implementatie en adoptie in goede banen te leiden koos Aeres voor een samenwerking met Adoptics. We gaan in gesprek met Laura Janssen, Communicatieadviseur & Product Owner Intranet bij Aeres.  

Vernieuwen met één-nul achterstand

Aeres was toe aan vernieuwing en uitbreiding. Laura geeft aan: ‘‘Aeres bestaat uit vele onderdelen. Sommigen daarvan hadden al een intranet, gebaseerd op Sharepoint. Voor anderen was het nieuw. De intranetten die we hadden, waren verouderd of kwamen nooit echt goed van de grond. We waren ons ervan bewust dat we met een goed platform moesten komen. En dat het hard werken zou zijn om iedereen te enthousiasmeren. Aeres koos voor een Saas-oplossing, omdat dat makkelijk te implementeren valt. Zowel platformleverancier Synigo als adoptiepartner Adoptics hebben ervaring met onderwijsinstellingen en daar waren we blij mee.’’

Hulp van ervaren partner

‘‘De implementatie van Kiem startte in coronatijd. Dat maakte dat we nieuwe uitdagingen hadden en het belang van goede communicatie en samenwerking extra duidelijk werd. Het platform is niet zo ingewikkeld, maar onze situatie met allemaal verschillende onderdelen wel. We hadden veel vraagstukken, bijvoorbeeld op het gebied van personalisatie, waar Adoptics ons van advies heeft voorzien.’’

‘‘Door corona werd het belang van goede communicatie en samenwerking extra duidelijk." Laura Janssen

Adoptie elementen voor succes

Adoptics heeft ons veel geleerd over de adoptie van een nieuw intranet. ‘‘We vonden het belangrijk om vanaf het begin collega’s van elke Aeres-instelling te betrekken bij het project. We besloten een wedstrijd in te roepen, zodat medewerkers mee konden denken over de naam van het intranet. Het is ‘Kiem’ geworden. Dat past goed bij ons groene onderwijs, maar staat ook voor ontpoppen en groeien. Ook onze ideeën voor een opvallende livegang schreven we op, met een duidelijke planning en aanpak. Zo’n plan helpt om de wens: ‘samen één Aeres’ nu echt werkelijkheid te maken.’’ 

Online knip- & plaksessie

Adoptics begeleidde Aeres om hun platform zo goed mogelijk in te richten, aansluitend bij wensen en behoeftes van medewerkers. ‘‘We hebben eerst ambassadeurs verzameld vanuit elke Aeres-instelling. Met hen inventariseerden we wat er minimaal in het platform moet zitten om een eerste versie op te leveren. Vanwege corona moest de knip- en plaksessie online plaatsvinden. Vervolgens zijn we heel praktisch aan de slag gegaan. Het inrichten van de kennisbank Weten & Regelen was een grote klus. Hier heeft Lift ons bij geholpen. Zij werken al jaren nauw samen met Adoptics en Synigo. Weten & Regelen is een belangrijk onderdeel voor het vinden van informatie. Je moet goed nadenken over de structuur en de content gebruiksvriendelijk aanbieden. Zo kunnen medewerkers echt antwoord vinden op hun vragen. Ook het ICT-deel was bij Aeres complex, onder andere vanwege veel verschillende Azure AD-groepen, samenvoegingen en naamsveranderingen.’’ 

Training van Adoptics

Samen brainstormen

‘We zochten in dit project veel afstemming. Zowel met Adoptics als met Synigo én Lift. Meekijken met plannen, of even brainstormen over hoe we bepaalde zaken moesten aanpakken. Bijvoorbeeld de aanpak voor de verschillende instellingen. Ga je nou op één portal al die verschillende doelgroepen bedienen of richt je per groep een eigen omgeving in? De support van Synigo was hierbij snel en toegankelijk. Dat zal ook de komende tijd nog nodig zijn. Bijvoorbeeld als we koppelingen gaan opzetten, om meer onderwijs gerelateerde informatie op Kiem te zetten.’’

Feestelijke livegang

De Kiem-portalen gingen in september 2021 live. ‘‘Dit hebben we feestelijk aangepakt. Met vlaggetjes, posters, flyers en petit fours op alle Aeres locaties door heel Nederland. Het was nog coronatijd, dus echt een grote bijeenkomst zat er niet in. We lieten een mooie instructievideo maken en hebben het intranet bij iedereen ingesteld als startpagina. Ook gebruikten we een onboarding-module, zodat we de juiste informatie konden geven bij het eerste gebruik. En met succes! Dankzij Kiem weten collega’s beter wat er speelt binnen Aeres en kunnen zij relevante informatie gemakkelijker vinden.

Portal Kiem

75% gebruik

Aeres heeft een gebruikersonderzoek gedaan. ‘‘We zagen dat het gebruik na enkele maanden al ongeveer 75% was (*medewerkers die Kiem een of meerdere keren per week gebruiken). ‘Mijn Apps’ wordt veel gebruikt, het nieuws, ‘wie is wie’ (*smoelenboek) en ‘Weten & Regelen’.’’ Doreen Borneman (Adoptics): ‘‘Het is belangrijk om ook na livegang continu aandacht te blijven geven aan adoptie. Goed luisteren naar je gebruikers zorgt ervoor dat je het intranet steeds relevanter maakt, ze gebruikersgemak ervaren en er blij van worden. Na livegang was het aan de verschillende organisatieonderdelen om zelf verder invulling te geven aan Kiem. Zo helpen we Aeres (V)MBO bij het optimaliseren van de informatievoorziening en zijn we bij Aeres Hogeschool bezig met het opzetten van een studentenportal. We zijn blij dat Aeres de adoptie zo serieus neemt en dat we samen aan het succes van Kiem kunnen bouwen!’’

‘‘Het is belangrijk om ook na livegang continu aandacht te blijven geven aan adoptie." Doreen Borneman

Adoptie- en implementatiepartner Adoptics

Onze partner Adoptics ondersteunt organisaties bij de adoptie en implementatie van een nieuwe digitale werkplek. Zij zetten de gebruikers centraal en ze weten wat zij nodig hebben om hun werk of studie met gemak en plezier te doen. Het resultaat: een warm gedragen samenwerkportal. Wil je meer weten over de werkwijze van Adoptics? Neem dan contact met ze op via  info@adoptics.nl of  +31 85 4019720.