‘Iedereen wist dat het niet kon. Totdat er iemand kwam die dat niet wist.’ Dat is het motto waarmee wij organisaties helpen productiever te worden. Wie niet nieuwsgierig is naar hoe het beter kan, zal zichzelf ook nooit verbeteren. Dat is waarom veel bedrijven qua manier van werken zijn blijven hangen in de jaren ’90: ze bieden toegang tot e-mail, de Office-applicaties en de businessapplicaties (zoals CRM, ERP, het onderwijssysteem, het elektronisch cliëntendossier) en denken dat ze er daarmee wel zijn. One size fits all.

Peter de Haas, oprichter en managing director van Breinwave, laat zien dat het anders kan met de Moderne Werkplek.

Teveel applicaties, te weinig overzicht

Ze veronderstellen dat medewerkers zelf heel goed snappen welke applicatie ze voor welke taak gebruiken; dat ze alle functionaliteiten kennen, en dat ze ook nog eens voortdurend stilstaan bij hoe ze een taak het meest efficiënt kunnen uitvoeren. De praktijk is dat mensen gewoontedieren zijn en dus gewoon intern blijven mailen, ook als het veel handiger is om een document in een portal te zetten of een collega via het ERP- of CRM-systeem te notificeren dat ze ergens actie op moeten ondernemen. Het gevolg: versnippering van informatie, een veelheid aan systemen die je moet gebruiken voor één taak en verlies aan overzicht.

Als je ziet hoe gebruikers vaak moeten worstelen om bij de juiste informatie te komen, dan krijg je bijna medelijden. De werkdruk is in de meeste organisaties torenhoog, en dat is mede te wijten aan inefficiënte processen.

Ga de versnippering te lijf

Hoe kan het dan wél? Door van de werkplek een geïntegreerde omgeving te maken waarin alle taken, acties, pushberichten en communicatie samenkomen. Zo laat je de werkplek aansluiten op het werk van een individuele medewerker: op de context, de rol en de taken die iemand moet uitvoeren. Dit lijkt ingewikkeld, maar je kunt gebruikmaken van de integratiemogelijkheden die veel bedrijfsapplicaties hebben om informatie te ontsluiten. Zo wordt je werkportaal een cockpit voor taken die je als gebruiker kunt of soms moet uitvoeren in de vele bedrijfsapplicaties. Zonder die integratie blijft de versnippering bestaan.

Sluit aan bij behoeften individuele medewerkers

Wil je de productiviteit in jouw organisatie écht verhogen, laat dan de one size fits all-gedachte los en verdiep je eens écht in wat een individuele medewerker nodig heeft om zijn werk te doen. Dan kom je erachter dat het inrichten van een werkplek op maat niets meer of minder is dan het maken van interfaces tussen de primaire applicaties die iemand gebruikt en zijn of haar digitale werkomgeving. Pak je het op die manier aan, dan krijgt iedereen een werkplek op maat, passend bij zijn of haar behoeften.

Peter de Haas, oprichter en managing director van Breinwave.