PROOLeiden-Leiderdorp legt basis voor onderwijsinnovatie met Synigo Pulse

PROOLeiden-Leiderdorp is een scholengemeenschap met 22 locaties, 550 medewerkers en 5.000 leerlingen. Rutger van Bostelen is hoofd ICT. Hij wordt in zijn taken ondersteund door een functioneel beheerder en door de ICT-coördinatoren van de scholen.

Hij vertelt: “We waren in 2016 overgestapt op Office 365 en waren op zoek naar een manier om alle functionaliteit op één pagina te ontsluiten. Daarnaast wilden we de interne communicatie verbeteren. We hadden weliswaar twee nieuwsbrieven – eentje voor alle medewerkers en eentje voor bestuur en schoolleiders – maar die waren vanwege hun frequentie niet geschikt om evenementen aan te kondigen of tijdkritische berichten te delen. Dat soort informatie stuurden we daarom naar de schoolleiders, die verantwoordelijk waren voor de verdere verspreiding daarvan op hun eigen locatie. Dat ging natuurlijk ook wel eens mis. Dan hoorden we achteraf van medewerkers: ‘oh, ik wist niet dat die bijeenkomst plaatsvond, daar had ik wel naar toe gewild.’”

Ondersteunen bij groeiambities

Een zoektocht op het internet en gesprekken met ICT-dienstverleners en hoofden ICT van scholengemeenschappen in de regio Leiden-Den Haag leverde een shortlist op van mogelijke platformen die PROO Leiden-Leiderdorp bij deze twee uitdagingen kon ondersteunen. Synigo Pulse sprong eruit. “Ik had een duidelijke visie waar ik op termijn naar toe wilde en vond het belangrijk dat het platform dat we zouden kiezen ons in die groeiambities kon ondersteunen. Een andere belangrijke eis was gebruiksgemak voor zowel de medewerkers die gewoon inloggen op de portal als de beheerders van de content.”

"Ze hebben een duidelijke toekomstvisie en willen samen met hun klanten aan die visie werken." Rutger van Bostelen

In de gesprekken met Synigo viel hem nog wat anders op. “Zij zijn, net als ik, ontzettend gedreven en ambitieus. Ze hebben een duidelijke toekomstvisie en willen samen met hun klanten aan die visie werken. Je hebt als klant bovendien zelf inspraak in de ontwikkelrichting.” Van Bostelen vroeg of hij een proeflicentie kon krijgen bij wijze van pilot. “Ik wilde achter de schermen kijken hoe de software is opgezet, waar de mogelijkheden en onmogelijkheden zitten. En ik wilde ons themateam Communicatie een real-life demo kunnen geven, waarbij ik kon laten zien hoe wij de omgeving zouden kunnen inrichten.”

Startscherm met single sign-on

Die demo sloeg aan, hij kreeg groen licht om door te gaan. Sterker, het themateam Communicatie was zo enthousiast dat ze meteen taken en verantwoordelijkheden belegden voor het vullen van het systeem en het opstellen van een adoptieplan. Ook werd een naam bedacht: PROOShare. Van Bostelen: “We zijn bewust klein begonnen. PROOShare is in eerste instantie primair neergezet als startscherm waarop je via single sign-on kunt inloggen in alle applicaties waar we als PROOLeiden-Leiderdorp mee werken. Daarnaast was het nieuws belangrijk. Daarvoor zijn heldere afspraken gemaakt, bijvoorbeeld over: wat voor type nieuws delen we voortaan via PROOShare en wat komt er in de nieuwsbrieven? Welke berichten delen we met alle medewerkers en welke berichten maak je alleen zichtbaar voor je eigen school? Ook zijn formats afgesproken voor specifieke teksten, zoals een vacature of een training, zodat die berichten er grafisch allemaal hetzelfde uitzien en dezelfde tekstuele opbouw hebben.”

"Het themateam Communicatie was zo enthousiast dat ze meteen taken en verantwoordelijkheden belegden." Rutger van Bostelen

Van Bostelen ging uiteraard ook in gesprek met de ICT-coördinatoren om hun wensen te inventariseren. “Ook zij waren enthousiast omdat ze wel zagen dat het voor medewerkers allemaal veel eenvoudiger wordt als ze voortaan nog maar op één omgeving hoeven in te loggen. Voor hen was de eenvoud van de beheeromgeving belangrijk, want zij zullen voor hun school de content moeten verzorgen. Het wijst zich gelukkig vanzelf, je hebt niet eerst een wekenlange training nodig om met het CMS te kunnen werken.”

Instructievideo’s verhogen adoptie

Het team heeft een half jaar gewerkt aan de inrichting van het systeem en de voorbereidingen voor de adoptie. Aan dat laatste is uitgebreid aandacht besteed, vertelt Van Bostelen. “We hebben een nieuwsbrief enkel en alleen over PROOShare verstuurd. Daarin vertelden we over het hoe en waarom en legden we uit welke keuzes we hebben gemaakt. Ook hebben we hebben instructievideo’s gemaakt waarin we voordoen hoe alles werkt, bijvoorbeeld hoe medewerkers hun eigen pagina kunnen aanpassen.” Vanaf het eerste moment was daardoor de adoptie hoog. “Medewerkers vinden met name single sign-on erg prettig. Ze hoeven geen gebruikersnamen en wachtwoorden meer te onthouden, de kunnen nu gewoon een tegel aanklikken om de applicatie te openen die ze nodig hebben.”

In 2017 ging PROOShare live. Van Bostelen noemt de portal de lijm die alles bij elkaar houdt. “Ons intranet is de spin in ons communicatieweb geworden. Het is de plek waar alles samenkomt: nieuws, toegang tot applicaties, instructies, aanmelden voor cursussen en training.”

Op de middagen die hij aan het begin van het schooljaar organiseert voor nieuwe collega’s, merkt hij aan de feedback die hij krijgt hoe vooruitstrevend PROO Leiden-Leiderdorp hiermee is. “Door PROOShare kan ik nieuwe collega’s veel sneller wegwijs maken in ons ICT-landschap. Mensen vinden het fijn dat ze zelf hun eigen startpagina kunnen inrichten en dat ze alles wat ze nodig hebben om hun werk te doen op één plek vinden.”

Basis onder onderwijsinnovatie

Van Bostelen meent dat zo’n eenduidige omgeving waarin alles samenkomt de basis is onder onderwijsinnovatie. “Neem de intelligente lock-down, waarop wij van de ene op de andere dag digitaal onderwijs moesten organiseren en op afstand moesten gaan samenwerken. Wij beschikten al over Teams, dat met name werd gebruikt in bovenschoolse werkgroepen. We hebben direct drie webinars georganiseerd over het gebruik van Teams voor deze twee doeleinden. Daardoor kregen we minder vragen en waren we in een mum van tijd up-and-running.”

Hij stelt dan ook: “Je kunt als school niet innoveren als docenten zich continu moeten afvragen of de computer wel opstart en of het digiboard het wel doet. Als alles echter goed werkt en docenten verliezen nergens energie door haperende ICT, dan staan ze open voor onderwijsinnovatie. Dan vinden ze het leuk om daarover na te denken.”

"Je kunt als school niet innoveren als docenten zich continu moeten afvragen of de computer wel opstart en of het digiboard het wel doet." Rutger van Bostelen

Dat is ook waarom Van Bostelen het zo belangrijk vindt om zaken te doen met bedrijven die zelf ook zo’n op innovatie gerichte mindset hebben. “Ik wil partijen om me heen die geen volgers zijn maar leiders. Ik zoek gericht naar leveranciers met een hoog ambitieniveau. Dat vond ik bij Synigo. Ze ontwikkelen het platform voortdurend verder door en ze doen iets met ideeën die ik aandraag.”

Native app voor tablet en smartphone

Eén van de ontwikkelingen waar hij erg enthousiast over is, is de native app waarmee medewerkers PROOshare ook via een smartphone of tablet kunnen benaderen. “Die is hier heel goed ontvangen. Synigo is ‘m nog verder aan het door ontwikkelen. Je kunt bijvoorbeeld op de app nu nog niet je scherm customizen. Maar daaraan wordt gewerkt.”

Een andere innovatie waar Synigo aan werkt is een online filebrowser waarin de bestanden van SharePoint en OneDrive samenkomen. “Dat is een sterke wens van mij. Dat maakt het voor onze medewerkers nog makkelijker om die bestanden te vinden die ze nodig hebben.” Hij prijst de voortdurende verbeteringen die Synigo aanbrengt. “Zo is bijvoorbeeld de lay-out nog weer verder verbeterd. De icoontjes waarmee je naar applicaties gaat zijn nog herkenbaarder geworden. En we kunnen nu gedeelde agenda’s zichtbaar maken, wat voor onze organisatie echt heel fijn is.”

Een laatste verbetering die Van Bostelen noemt is het rechtenpakket voor widgets. “Iedere school heeft bij ons zijn eigen e-mailhandtekening. Ik kan nu per school bepalen welke handtekeningenwidget ik laat zien; de medewerkers hoeven niet meer zelf een keus te maken uit de twintig beschikbare widgets.”

Die voortdurende verbeteringen maken dat je in een platform investeert dat je morgen meer functionaliteit biedt dan vandaag. “Het gaat uiteindelijk om de prijs/waardeverhouding. Als de nieuw ontwikkelde functionaliteit jouw processen beter ondersteunt, dan levert de software dus steeds meer waar voor zijn geld”, besluit Van Bostelen.

Meer informatie

Wil je meer weten over de implementatie van het sociaal intranet bij een onderwijsinstelling? Lees dan ons infosheet over de digitale campus of kijk op deze speciale onderwijspagina.