Toen interne communicatie bij UNICEF Nederland nog vooral via e-mail liep, werd belangrijke informatie niet altijd gelezen of teruggevonden. Met Synigo Pulse kreeg de organisatie één centrale plek waar medewerkers informatie, kennis en communicatie vinden. Tech-manager John van Strien is vanaf het eerste moment betrokken. “Als het niet op de portal staat of in een ticketsysteem, dan bestaat het niet.”
Toen UNICEF Nederland acht jaar geleden koos voor Synigo Pulse, werkte de organisatie nog zonder intranet. Interne communicatie ging vooral via e-mail.
“Er werkten toen een stuk minder mensen bij UNICEF Nederland dan nu,” vertelt John. “Team Communicatie zocht naar een manier om informatie beter te delen. Berichten werden namelijk niet altijd of te laat gelezen.”
Via IT-partner Pink Elephant kwam een digitale werkplek met Synigo Pulse portal in beeld. De organisatie richtte de werkplek en de portal stap voor stap in. In de kennisbank kwam organisatie brede informatie te staan. Nieuws werd gedeeld via de portal. En via de apps-widget konden medewerkers snel naar systemen die zij dagelijks gebruiken.
Op de drempel van de eerste lockdown (corona) nam UNICEF een volgende stap in digitaal samenwerken. In maart 2020 testte de organisatie het aansluiten van alle medewerkers op Microsoft Teams.
“Dat was op de vrijdag voordat premier Rutte de lockdown aankondigde,” vertelt John. “We wisten toen nog niet dat we het vanaf maandag ook echt nodig zouden hebben voor online vergaderen en samenwerken.”
Een portal die meegroeit met de organisatie
De portal draaide jarenlang stabiel. Daardoor verdween doorontwikkeling een beetje naar de achtergrond. “Zoals dat vaak gaat: je hebt het druk, de portal werkt en niemand klaagt,” zegt John.
Maar ondertussen veranderde de organisatie. Inmiddels werken er zo’n 150 medewerkers bij UNICEF Nederland. Ook de manier van communiceren veranderde. “Vroeger zonden we vooral informatie. Nu willen we ook interactie. Niet alleen zenden, maar ook ophalen en delen.”
Dat was voor John een reden om opnieuw naar de mogelijkheden van Synigo Pulse te kijken. Samen met Pink Elephant onderzocht hij welke nieuwe functionaliteiten interessant konden zijn.
Nieuwe manieren om informatie te delen
Na deze verkenning besloot UNICEF twee nieuwe onderdelen van Synigo Pulse te gebruiken: showcases en events.
“In de showcases delen we projecten en ons cultuurprogramma,” vertelt John. “De eventmodule gebruiken we bijvoorbeeld voor evenementen zoals de kerstborrel. Maar medewerkers kunnen zich er ook inschrijven voor praktische dingen, zoals een stoelmassage. De afspraak komt dan direct in hun agenda.”
Daarnaast maakte UNICEF een aparte categorie voor HR-nieuws aan.
De nieuwe functionaliteiten zorgen ervoor dat medewerkers de portal vaker gebruiken. Zoals bij iedere verandering moesten medewerkers wel even wennen.
“We laten zien hoe gemakkelijk je aan je informatie kunt komen en hoe het werkt. Maar uiteindelijk hebben medewerkers ook zelf een haalplicht.”
De kennisbank als vraagbaak
De favoriete functionaliteit van John is zonder twijfel de kennisbank Weten & Regelen. “Als Tech-manager ben ik verantwoordelijk voor alle IT-werkinstructies. Die staan in Weten & Regelen. Via weten en regelen kunnen alle medewerkers gemakkelijk en snel een antwoord vinden op veel gestelde vragen.” Het doel is dat medewerkers zoveel mogelijk informatie zelf kunnen vinden. “Wij hanteren de stelregel: als het niet op de portal staat of in een ticketsysteem, dan pas kun je één van de Tech-collega’s benaderen.”
John gebruikt de kennisbank zelf ook regelmatig. “Welke collectieve verlof dagen zijn er dit jaar of hoe werkt het fietsplan. Dat zijn voorbeelden van dingen die ik even opzoek.”
Eenvoudig beheer
Synigo Pulse is een SaaS-oplossing. Dat betekent dat het beheer eenvoudig blijft. “Voor ons betekent dat weinig onderhoud,” zegt John. “Het functioneel beheer en contentbeheer zijn laagdrempelig. Ik zeg altijd: als je een bestelling in een webwinkel kunt doen, dan kun je dit ook.”
Dat past goed bij de IT-strategie van UNICEF Nederland. “In onze strategie staat dat we geen maatwerk willen. Synigo Pulse sluit daar goed bij aan.”
Ook de kosten spelen een rol. “Wij maken weinig kosten, eigenlijk alleen voor de licentie en het gebruik. En dat is mooi. Want iedere euro die we niet uitgeven kan naar hulp voor kinderen.”
Onderdeel van een open organisatie
Volgens John past de portal ook goed bij de cultuur van UNICEF. “We zijn een open organisatie. We delen veel met elkaar. Van managementbesluiten tot Teams-kanalen: alles is voor iedereen toegankelijk.” De portal helpt om die openheid te ondersteunen. “Het is een plek waar alles samenkomt en waar medewerkers snel kunnen vinden wat ze nodig hebben.”
