Visser & Visser: flexibel en innovatief, ook als het gaat om de werkplek

Wat komt erbij kijken om 350 medewerkers van de ene op de andere dag te laten thuiswerken, zonder het onderlinge contact te verliezen en ook nog eens bereikbaar te laten zijn op hun vaste nummer? “Eigenlijk niet zoveel”, zegt Jan van Spronsen, manager ICT bij Visser & Visser. Met Synigo Pulse als single sign-on omgeving kunnen medewerkers op een gebruiksvriendelijke manier bij al hun applicaties. Via Teams houden ze onderling contact en kunnen ze op hun vaste nummer worden gebeld.

Visser & Visser Accountants & Belastingadviseurs staat in de markt bekend om het feit dat ze vooroplopen. Al in 2008 is het bedrijf papierloos gaan werken. De meeste applicaties draaien al jaren in de cloud en ook de samenwerking met klanten verloopt al jaren voor een groot deel digitaal.

"Medewerkers vinden op één scherm alles wat ze nodig hebben om hun werk te doen." Jan van Spronsen

Online werkplek met single sign-on

Toch ging Van Spronsen in 2017 om tafel met vaste ICT-dienstverlener WilroffReitsma om te kijken waar het nóg efficiënter en gebruiksvriendelijker kon. Hij vertelt: “Ongeveer de helft van onze medewerkers had een laptop en kon thuis of bij de klant werken. De andere helft verricht kantoorwerk en maakte gebruik van een thin client. Iedereen logde in via een Citrix-omgeving. In de meeste gevallen werd je daarna doorgeleid naar een webomgeving, want we kozen bij vervanging van applicaties al jaren voor Software-as-a-Service. We hadden nog maar een paar on premise-applicaties, waaronder Afas. Het doel was om ook die te vervangen door SaaS, zodat we Citrix konden uitfaseren.”

Samen met zijn team maakte hij een plan voor een nieuwe werkplek die via single sign-on op iedere locatie en met ieder device benaderbaar is, zodat medewerkers meer flexibiliteit hebben in waar ze werken. Van Spronsen: “We hadden vrij snel helder hoe de omgeving er technisch uit moest zien: een SharePoint-omgeving waar de werkplek als een schil overheen ligt en met koppelingen naar alle onderliggende applicaties zoals Afas en Twinfield.”

Gebruiksvriendelijke voorkant

Begin 2018 startte het team met de ontwikkeling van deze omgeving. Over de ‘achterkant’ waren ze al snel tevreden, maar over de ‘voorkant’ niet, vertelt hij. “Microsoft biedt voor single sign-on de MyApps-omgeving. Die vinden wij niet gebruiksvriendelijk. We hadden in eerste instantie het plan om zelf iets te laten ontwikkelen toen WilroffReitsma ons Synigo Pulse liet zien. Dat was precies wat we zochten. We hebben de ontwikkelplannen meteen overboord gegooid, want ik ben ervan overtuigd dat iets out-of-the-box aanschaffen en installeren beter is dan zelf maatwerk ontwikkelen. Dat kost altijd meer tijd dan vooraf gedacht, je moet het vervolgens ook onderhouden, en het wordt nooit zo goed als een product waar anderen hun volledige focus op hebben.”

Alle applicaties, nieuws en regelzaken op één scherm

In maart 2019 zette Visser & Visser een pilot op. Omdat de omgeving aan de achterkant al vrijwel helemaal stond, was het ontwerpen van de voorkant in een handomdraai gebeurd. De reacties op dat eerste ontwerp waren zo enthousiast dat Van Spronsen groen licht kreeg om breed uit te rollen. Twee maanden later konden alle medewerkers al via het portaal van Synigo Pulse inloggen in hun omgeving.

Als ze dat doen, komen ze terecht op het Serviceplein, een fris en grafisch ‘bureaublad’ dat vier dingen combineert: nieuwsvoorziening, toegang tot alle applicaties, het onderdeel Weten & Regelen en notificaties uit onderliggende systemen. Links bovenaan staan de nieuwsberichten voorzien van een visual, zodat het oogt als NOS.nl. Direct daaronder staan de vlogs die de directie wekelijks maakt. En daar weer onder de tegels die verwijzen naar de applicaties. Rechts bovenin is ruimte gereserveerd voor nieuwsitems die je niet direct wilt laten verdwijnen.

In het tweede kwartaal van 2020 zijn dat bijvoorbeeld de berichten over de steunmaatregelen van het kabinet voor bedrijven die door de coronacrisis worden getroffen. Daaronder staat de rubriek Weten en Regelen. Tot slot zijn er de notificaties. Daar staan de taken op je to do-list in onderliggende applicaties. Van Spronsen: “Medewerkers vinden op één scherm alles wat ze nodig hebben om hun werk te doen.”

"We dachten eigenlijk niet dat het nog beter kon met onze medewerkers tevredenheid. In 2019 bleek dat we toch nog hoger konden scoren dan het jaar ervoor, terwijl we enorm aan het veranderen waren op IT-gebied." Jan van Spronsen

Weten en Regelen

Waar het nieuws en de vlogs vrij eenvoudig van de oude naar de nieuwe omgeving konden worden gezet, hadden het opzetten van Weten en Regelen en de notificaties wat meer voeten in aarde. Al viel ook dat wel mee, zegt Van Spronsen. “Het beschikbaar stellen van de notificaties is een kwestie van API’s maken naar de achterliggende applicaties. Dat doen we stap voor stap, we beginnen met de meest gebruikte applicaties. Medewerkers zien op het Serviceplein welke taken er in die applicaties open staan, bijvoorbeeld hoeveel inkoopnota’s er klaar staan om te accorderen of het aantal advies-signalen dat is aangemaakt.”

In Weten en Regelen kunnen medewerkers alle informatie vinden die ze nodig hebben. Er zijn verschillende rubrieken zoals arbeidsvoorwaarden, privacy & informatiebeveiliging, faciliteiten & voorzieningen, logo’s & huisstijl en vaktechniek (waaronder protocollen en checklists). “Vroeger stond deze informatie allemaal in SharePoint, maar dat was best onoverzichtelijk. Als je niet goed wist waar je iets moest zoeken, dan vond je het niet. In Weten en Regelen kunnen medewerkers op verschillende manieren zoeken: op trefwoord of door te browsen. We hadden voorheen veel lange documenten en die hebben we in stukjes geknipt zodat je meteen het antwoord vindt dat je zoekt.”

De ICT-afdeling heeft ondersteuning gegeven, maar de afdelingen hebben zelf hun deel in Weten & Regelen gevuld. “Dat ging prima”, zegt Van Spronsen. “Natuurlijk heeft de ene afdeling er wat meer energie in gestopt dan de andere, wat ertoe leidt dat het ene document beter vindbaar is dan het andere. Maar het was direct een enorme verbetering ten opzichte van SharePoint. Als medewerkers iets niet kunnen vinden, bijvoorbeeld een bepaald protocol, dan nemen ze contact op met de desbetreffende afdeling. Dat is voor hen vaak een aanleiding het document beter vindbaar te maken. Zo verbeter je stap voor stap.”

Het waarborgen van de informatiebeveiliging was een aandachtspunt. “Er staat veel gevoelige informatie in Weten en Regelen, die wil je niet maar zo in een publieke cloud-omgeving zetten. Daarom staat op het Serviceplein alleen de omschrijving van het document. Klik je het aan, dan ga je naar het document dat binnen de Teams-omgeving  staat. Zo blijft de informatie binnen onze eigen poort.”

Nóg hogere medewerkertevredenheid

In de zomer van 2019 is de uitrol van de nieuwe werkplek voltooid en konden alle 350 medewerkers gebruik maken van Synigo Pulse, Microsoft Teams, Onedrive en Outlook. Dit betekende wel dat vertrouwde werkwijzen, zoals het gebruik van de Verkenner in Windows, wegvielen. Ineens moesten medewerkers documenten zoeken via Teams. Omdat dat behoorlijk wat gewenning vraagt, waren de directie en de ICT-afdeling benieuwd of dit een negatief effect zou hebben op de medewerkertevredenheid.

Visser & Visser opnieuw Beste Werkgever!

Van Spronsen: “Het grappige is: in 2018 presteerden we heel goed in het medewerkertevredenheidsonderzoek, we dachten eigenlijk niet dat het nog beter kon. In oktober 2019 hebben we een nieuw onderzoek laten doen en bleek dat we toch nog hoger konden scoren dan het jaar ervoor, terwijl we enorm aan het veranderen waren op IT-gebied.”

Citrix-problemen en Corona de baas

Terwijl het merendeel van de medewerkers al sinds mei 2019 inlogde via de Synigo Pulse-portal, waren er begin 2020 nog een paar medewerkers die inlogden via Citrix omdat zij bijzondere applicaties gebruiken. Toch raakte het veiligheidslek dat Citrix in januari bekendmaakte Visser & Visser niet. “We konden Citrix eenvoudig dichtzetten voor inloggen van buitenaf, want medewerkers konden gewoon de nieuwe portal gebruiken”, vertelt Van Spronsen. 

Het lek was nog niet gedicht of de volgende bijzondere situatie diende zich aan: vanaf 16 maart moest iedereen thuiswerken. Van Spronsen: “We hebben half april een verkort medewerkertevredenheidsonderzoek uitgevoerd om te zien hoe medewerkers thuiswerken ervaren. Daarin kregen we spontane lofuitingen van medewerkers. Zij zaten midden in een drukke periode rond de jaarrekeningen en moesten ook nog eens veel klanten adviseren over de NOW-regelingen. Ze waren dus drukker dan ooit. Dan is het fijn als alles het gewoon doet en dat je thuis op precies dezelfde manier kunt werken als op kantoor. Veel medewerkers zagen wel in dat dat bij veel bedrijven niet vanzelfsprekend is. Ze waren ons dankbaar dat zij gewoon door konden.”

Vanwege het thuiswerken besloot het ICT-team om bellen via Teams versneld uit te rollen. Van Sponsen: “Dat stond op de planning voor later dit jaar, maar dit hebben we naar voren getrokken. Medewerkers zijn nu thuis op hun vaste lijn bereikbaar via Teams. Dat is handig voor de telefoniste, die kan nu ook gewoon thuiswerken.”

Synigo Pulse voor klanten

De organisatie is dermate enthousiast over de Synigo Pulse-portal dat men die ook graag open wil stellen voor klanten. “De kans is groot dat we dit kwartaal nog een pilot gaan doen”, zegt Van Spronsen. Daar komt nog wel wat bij kijken.

“Op dit moment doen klanten al heel veel in onze online omgeving, maar voor iedere applicatie hebben ze een eigen inlog. Er zijn kant-en-klare portals voor accountantskantoren waarmee je dit kunt omzeilen, maar wij vinden die omgevingen eigenlijk niet klantvriendelijk genoeg. Daarom werken wij nu aan branchegerichte portals. Een klant logt dan via single sign-on in op zijn omgeving en ziet dan niet alleen de openstaande taken, bijvoorbeeld zaken die hij moet accorderen, maar ook voor hem relevant branchenieuws. Hij kan een koppeling maken naar zijn eigen Outlook- of Office 365 omgeving, zodat hij in onze portal zijn mail kan afhandelen en agenda kan inzien. We willen branchegerichte vlogs gaan maken, zodat we ons eigen sausje over nieuws en andere zaken kunnen gieten. En er komen dashboards waarmee we de informatie uit hun Twinfield boekhoudomgeving zo presenteren dat klanten in één oogopslag zien hoe ze er financieel voor staan.”

"Innovatie begint altijd met inspiratie." Jan van Spronsen

Wat is begonnen met een korte demo door WilroffReitsma is uitgegroeid tot een project met een grote impact op de medewerker- en straks ook de klanttevredenheid. “Uiteindelijk begint innovatie altijd met inspiratie”, zegt Van Spronsen. “WilroffReitsma houdt de markt in de gaten, kijkt welke ontwikkelingen voor ons interessant kunnen zijn en prikkelt ons. Ze beloofden dat Synigo Pulse een eenvoudig product is dat je snel kunt implementeren en dat een grote impact heeft op hoe medewerkers hun werkplek ervaren. Die belofte hebben ze dubbel en dwars waargemaakt.”

Meer informatie?

Wil je meer informatie over data integratie? Download dan onze whitepaper over data integratie, of lees deze pagina.