Sociaal intranet voor medewerkers van MBO Utrecht

MBO Utrecht telt 5000 studenten, 500 medewerkers en dertien academies met ieder eigen onderwijsteams. Met het doel om informatie beter vindbaar te maken en de onderwijsteams meer te verbinden ontwierp de school op basis van het Synigo Pulse platform een eigen Startpunt.

"Het grootste voordeel is de tijdswinst voor docenten." Marieke van den Oever

“Ons oude intranet was over de datum. Het stond technisch op instorten, je kon er niet makkelijk informatie op vinden. En beheersmatig was het een drama”, steekt Hoofd Communicatie Marieke van den Oever van wal. Alle reden om het intranet te vernieuwen en in het dagelijks werk te verweven.

“Wij hebben de vernieuwing van het intranet aangepakt om ook iets te ontwerpen dat het voor medewerkers – en vooral voor docenten – makkelijker maakt om apps en informatie te vinden en kennis of ervaringen uit te wisselen. Wij hebben dertien academies die allemaal verschillend zijn, maar er is natuurlijk ook overlap in de lesprogramma’s en aanpak.”

Alles op één plaats

MBO Utrecht stelde een projectgroep samen met daarin Communicatie en ICT. Samen met docenten en ondersteunende medewerkers definieerden zij de eisen aan de omgeving. “We wilden graag één plek waar alles samenkomt, vandaar ook de naam Startpunt. Daarbij was voor ons de integratie met Office 365 belangrijk.”

Er bleken veel partijen te zijn die een dergelijke omgeving aanbieden. “Via via kwamen we in contact met Synigo. Zij hebben veel ervaring in het onderwijs en zij hebben een standaardproduct dat tegelijkertijd genoeg flexibiliteit biedt om het naar je eigen smaak in te richten”, vertelt Van den Oever.

Implementatie zelf gedaan

MBO Utrecht maakte de keus die inrichting zelf te doen. “Dat kan makkelijk met het Synigo Pulse-platform als je voldoende technische kennis in huis hebt. Natuurlijk waren er momenten dat we hulp nodig hadden van Synigo om de consequenties van bepaalde inrichtingskeuzes te overzien. Daar heeft Synigo ons goed en snel bij ondersteund. Sommige dingen die wij graag willen zitten niet in het product, en dan denk je samen na over alternatieven. Bovendien gebruiken ze soms onze ideeën om hun product in de toekomst te verbeteren.”

"We hebben de implementatie zelf gedaan. Dat kan makkelijk met Synigo Pulse." Marieke van den Oever

Hoewel Startpunt is opgezet voor de medewerkers, hield het team bij de inrichting van de omgeving wel in het achterhoofd dat ze de omgeving in de toekomst misschien ook aan studenten ter beschikking willen stellen. Van den Oever: “We hebben het zo opgezet dat het straks makkelijk is om het open te gooien voor studenten, want ik gun hen ook één omgeving waar ze alles in één oogopslag kunnen vinden.”

Tijdwinst door eenvoudiger zoeken

Het grootste voordeel van Startpunt is de tijdwinst voor docenten. “Zo kunnen documenten veel sneller vinden wat ze zoeken omdat documenten op een logischer plek staan en de zoekfunctie is verbeterd. Ook zorgen we met versiebeheer ervoor dat je alleen de laatste versie van een document kunt vinden. We hebben de roosters van docenten in Outlook geïntegreerd, zodat ze niet langer op twee plekken hoeven te kijken hoe hun dag eruit ziet.”

Een andere mooie functie vindt ze de tijdlijn à la Facebook die je kunt gebruiken om best practises te delen of vragen te stellen, bijvoorbeeld: ‘Wie heeft er ervaring met deze onderwijsapp of deze lesmethode?’ Van den Oever: “Hoewel nog lang niet alle medewerkers dit even intensief gebruiken, komt het nu langzaam van de grond. Het levert inspiratie op over de academies heen doordat het makkelijker is geworden om collega’s te vinden. Daarmee wordt het ‘wij-gevoel’ verstevigd.”

"We hebben Synigo Pulse zo ingericht dat het straks makkelijk is om het open te gooien voor studenten, want ik gun hen ook één omgeving waar ze alles kunnen vinden." Marieke van den Oever

Hou content up-to-date en de omgeving schoon

Om te voorkomen dat de nieuwe omgeving net als de oude vervuilt en onbruikbaar wordt, komen groepen gebruikers en contentverantwoordelijken op regelmatige basis bij elkaar om content te reviewen en te updaten. Die tip wil Van den Oever andere organisaties ook meegeven.

“Richt je in het project niet alleen op livegang maar met name ook op: hoe gaan we het daarna actueel en beheersbaar houden? Wie bepaalt aanpassingen aan de portal? Wie is verantwoordelijk en hoe organiseren we dat? Neem dit serieus, want de omgeving moet gebruiksvriendelijk, actueel en (tijd)winst blijven opleveren in het dagelijks werk om medewerkers enthousiast te blijven houden.”

Meer informatie

Wil je meer informatie over onze digitale werkplek? Download dan onze whitepapers.