ROC Mondriaan introduceert Mia voor 25.000 studenten en medewerkers

In oktober is Mia geïntroduceerd. De Mondriaan Informatie Applicatie - waar Mia voluit voor staat - is hét nieuwe studenten- en medewerkersportaal van onderwijsinstelling ROC Mondriaan. Een succesvolle samenwerking tussen ROC Mondriaan (Projectmanagement, Functioneel Beheer, Communicatie), Pink Elephant Nederland (Consultancy) en Synigo Pulse (Platform).

De uitdaging: een verouderd intranet 

Yvonne Hoekstra is Communitymanager Mia bij ROC Mondriaan: ‘‘Voor Mia hadden wij MondriaanNet, een intranet dat draaide op Sharepoint. Het was alleen bestemd voor medewerkers (geen studenten), en heel erg verouderd. Zowel in de techniek als het beheer, was er al een tijd niet goed bijgehouden. Er stond zoveel informatie op, dat de structuur ver te zoeken was. En over zoeken gesproken: je vond niet wat je zocht via de zoekfunctie. De wens voor een nieuw intranet leefde al langer. Er kwamen helaas een aantal dingen tussendoor, zoals Corona en afgelopen jaar een hack op onze systemen.’’
Een goed team, de basis voor succes

Ken Ramroochsingh, Project Manager Mia bij ROC Mondriaan, vult aan: ‘‘Het systeem was niet meer gebruiksvriendelijk, en aan vervanging toe. Als Project Manager investeer ik dan in een goed team. Dat is de basis voor elk succes. Het kernteam bestond uit collega’s van Marketing & Communicatie, die hebben nagedacht over hoe het eruit moest komen te zien en de organisatie zijn ingegaan. En Functioneel Beheer/IT, die zich bezighielden met de configuratie. Daarnaast hebben we medewerkers uit alle lagen van Mondriaan geïnterviewd, om de gebruikerswensen te inventariseren. Medewerkers en studenten. Zo hebben we, juist al in die beginfase, veel informatie opgehaald en betrokkenheid gecreëerd.’’

De oplossing: standaard software, eigen aanpak

Ken vervolgt over het proces: ‘‘We hadden een lijst met acceptatiecriteria opgesteld. Bijvoorbeeld dat het een platform voor zowel medewerkers als studenten moest zijn, gepersonaliseerd. En natuurlijk goed aan moet sluiten bij onze Microsoft-omgeving. Daar hebben we al kennis en ervaring in, dus dit zou een logische vervolgstap zijn. Er moest een goede nieuwsomgeving inzitten, en een fijne kennisbank. Ook vonden we het belangrijk dat het niet weer een maatwerk-omgeving was. Zodat we gebruik konden maken van bestaande functionaliteit. Het platform van Synigo kwam als beste uit de bus.’’

Partners met kennis en ervaring

Judy Delfgou van Pink Elephant Nederland: ‘‘We zijn gestart met een widgetsessie, om ROC Mondriaan te inspireren en te laten zien wat Synigo Pulse allemaal kan. Zo wisten we snel waar ze enthousiast van werden, en waarvan minder. Vervolgens hebben wij regelmatig bij elkaar gezeten, om op projectbasis samen te werken. We hebben de applicatiebeheerders meegenomen in hoe je widgets het beste kan configureren. Zodat ze er snel comfortabel mee worden. En dit in het vervolg goed zelf kunnen. Dat vinden wij belangrijk: sturen op zelfredzaamheid. De samenwerking was heel fijn. We hebben zelf een al lang gewenste functionaliteit, het smoelenboek, nog mee kunnen nemen in het project. Dat kon, omdat er opvallend snel beslissingen werden genomen.’’ Ook Ken is positief over de hulp van Pink Elephant en Synigo Pulse. ‘‘Het is fijn om partners te hebben die al kennis en ervaring hebben, net op die punten waar het bij ons ontbreekt. Het systeem werkt gelukkig erg vanzelfsprekend.’’

"We zijn gestart met een widgetsessie, om ROC Mondriaan te inspireren en te laten zien wat Synigo Pulse allemaal kan." Judy Delfgou van Pink Elephant

Combinatie soft & hard skills

Dat de techniek gebaseerd is op standaard software, wil niet zeggen dat het project ook standaard is. ‘‘Je moet heel goed kijken naar de organisatie. Ik heb een andere aanpak gekozen, om de organisatie goed mee te nemen. Het draait om de combinatie van soft skills en hard skills. De eerste maand hebben we met een klein groepje een eerste versie van Mia in elkaar gezet. De tweede maand hebben we collega’s erbij betrokken, en 15 previewsessies georganiseerd. Om feedback te ontvangen. In maand drie hebben we de rest van de organisatie mee laten kijken. Het resultaat is organisch opgebouwd, met de input van alle collega’s. Als je het brengt van ‘dit is het’, dan gaat dat niet werken’’, aldus Ken.

Het resultaat: 25.000 kennen Mia

Ondanks dat Mia qua opstart op zich liet wachten, ging het met de Synigo, Pink Elephant driehoek ongekend snel. Yvonne vertelt overtuigend: ‘‘In maart zijn we begonnen, en in oktober zijn we live gegaan. Dat is, met een onwijs lange zomervakantie ertussen, en voor het onderwijsland ongekend snel. Dat komt onder andere door het platform, dat super gebruiksvriendelijk is. En de aanpak was vernieuwend. Er is geïnvesteerd in de mens, goed uitgevraagd wat mensen willen, en gezorgd voor commitment op de gemaakte afspraken.’’

‘‘In maart zijn we begonnen, en in oktober zijn we live gegaan. Dat is voor het onderwijsland ongekend snel." Yvonne Hoekstra van ROC Mondriaan

Mia, 4 meter hoog

Ken vervolgt over de introductie: ‘‘De naam Mia is heel sprekend. We hebben een intensieve communicatiecampagne opgezet. Het is namelijk niet niks om 25.000 mensen kennis te laten maken met Mia. Denk aan banners, posters, een animatie, en zelfs een 4 meter hoge opblaasbare Mia (die gekenmerkt wordt als robotje) die op scholen is langsgegaan. We waren zowel digitaal als fysiek op scholen aanwezig. Wij hebben zelf een rondje langs de campus gedaan, en veel studenten gaven aan ‘Oh Mia, ja die hebben wij al gezien’. De organisatie heeft het goed ontvangen. Er zijn maar weinig issues. En steeds vaker komen instanties binnen ROC Mondriaan naar ons toe, met de vraag of ze iets kunnen doen op Mia. Ze onderkennen het platform dus.’’

Aandacht voor contentvolwassenheid

Er is ook al nagedacht over de doorontwikkeling. Yvonne: ‘‘Het blijft lastig om studenten te bereiken. We hebben daar hard ons best voor gedaan. Ze getraind, gemaild, en aan directeuren en studieloopbaanbegeleiders gevraagd om het te laten zien en toe te lichten in de lessen. Hier zal de komende tijd nog aandacht aan besteed worden.’’ Ken vult aan: ‘’In de volgende fase gaan we aan de slag om de content van scholen dichterbij te halen. We noemen dat contentvolwassenheid. En we gaan kijken naar de functionaliteiten die we nu nog niet gebruiken, zoals landingpages en showcases. Daarna willen we informatie uit derden systemen halen, om geconsolideerd te laten zien op Mia.’’ Ken lacht ‘maar eerst vakantie!’

Meer informatie

Wil je meer informatie over de digitale campus? Lees dan onze infosheet hier, of bekijk deze pagina: onderwijs.