Het onboarden van nieuwe medewerkers, studenten of cliënten is actueel. Vooral nu mensen elkaar steeds minder fysiek ontmoeten, zoeken organisaties naar manieren om het onboarding proces soepeltjes te laten verlopen. Een greep uit de mogelijke toepassingen “Hoe verwelkom ik een nieuwe medewerker?”, “Hoe organiseer ik de introductieperiode van nieuwe studenten” en “Hoe kan ik een client of klant digitaal opnemen in mijn omgeving”.

Het leuke van Synigo Pulse is dat dit heel praktisch voor elkaar kunt krijgen. In een paar stappen leg ik uit wat je dan kunt doen. We zullen dit artikel in de loop van de tijd aanvullen met uitbreidingen. 

Hoe wil je nieuwe medewerkers onboarden?

Collega’s die je nog niet eerder gezien hebt en niet bekend zijn met je organisatie, hebben behoefte aan duidelijkheid, weetjes en vaak praktische zaken zoals applicaties. Dus stel dat je aan nieuwe medewerkers de volgende zaken wilt laten zien:

1. Een interactieve tour;
2. Speciaal nieuws voor starters;
3. Een paar handige FAQ's;
4. Een leuke welkomst video.

Er zijn twee manieren in Synigo Pulse om daar handen-en-voeten aan te geven. Je kunt nieuwe contentblokken toevoegen aan je bestaande portal, waarbij je de permissies toekent aan de juiste groep, bijvoorbeeld een Teams "nieuwe medewerkers". En andere manier is dat je volledig nieuwe doelgroep aanmaakt. Je hebt dan alle vrijheid om een unieke layout en look-and-feel neer te zetten. 

In het screenshot zie je een voorbeeld. Links (blauw) zie je de nieuwe onboarding ervaring voor Megan, een nieuwe medewerker. Rechts (groen) zie je de werkplek van Anne, een reguliere gebruiker. Dit is 1 omgeving. 

Twee verschillende werkplekken in dezelfde omgeving

Van de welkomst portal heb ik een korte video opname gemaakt. 

Hoe bepaal ik wie wat te zien krijgt?

Je bepaalt wie wat te zien krijgt door het gebruik van groepen. Dit kunnen Microsoft Teams, Azure AD-security of Office 365 groepen zijn. Je maakt een groep aan of gebruikt een bestaande, en maakt daar de juiste gebruikers lid van. Iedereen die lid is van deze groep krijgt de door jouw ingestelde (dynamische) content te zien.

Voor de Azure AD kenners, je kunt dynamische groepen maken. Hiermee kun je dus bijvoorbeeld regelen dat een bepaalde groep medewerkers de eerste twee weken een andere werkplek gebruikt dan daarna.

Wat wil je tonen aan nieuwe studenten?

Nieuwe leerlingen zijn geinteresseerd in waar ze anderen kunnen ontmoeten. Daarom is het leuk om de evenementen die je voor hen organiseert te vergroten. Studenten of leerlingen krijgen meestal een eigen portal te zien. De werkwijze is hetzelfde als hierboven.

Screenshot van een portal voor studenten

Wat wil je tonen aan clienten?

Ook je klanten of cliënten kunnen een onboarding ervaring krijgen. Je kunt hen bijvoorbeeld laten zien:

1. Wat de gegevens uit hun dossier zijn.
2. Nieuwtjes van de locatie zijn.

De werking is hetzelfde als hierboven. Met 1 verschil dat je hoogstwaarschijnlijk je klant wilt uitnodigen met een guest account, dat is een mooie feature van Azure AD.

De mogelijkheden komen natuurlijk pas tot leven in jouw specifieke situatie. Het is in ieder geval goed om te weten dat Synigo Pulse deze scenario’s ondersteunt.

Bel of mail ons gerust op +31883838500 of info@synigopulse.com

Animatie: dank aan make it move.