Horizon College krijgt een nieuwe digitale campus: ConnectMe

Het Horizon College was al geruime tijd op zoek naar betere digitale werkplek voor studenten en werknemers, maar de Coronapandemie zorgde ervoor dat dit proces in een stroomversnelling raakte. Samen met Breens Network werden wij geselecteerd als leverancier van de digitale campus (DLWO). In dit artikel van Breens Network blikken medewerkers van het Horizon College terug op het selectie- én implementatietraject en kijken ze naar de toekomst.

Bij het Horizon College was de ervaring met een digitale leer- en werkomgeving (DLWO) tot begin 2020 vrij beperkt, omschrijft informatiemanager Ingrid Balm-Dekker. “We hadden vroeger bijvoorbeeld wel SharePoint-sites, maar daar kon je vanuit huis niet eens bij”, omschrijft Ingrid de situatie destijds. Bij de mbo-instelling, met vier locaties, dertienduizend studenten en dertienhonderd medewerkers, was thuiswerken nog niet aan de orde.

“Maar toen kwamen de lockdowns en al snel was er HorizonNet. Een SharePoint-pagina die wél overal en voor iedereen van het Horizon College toegankelijk was.” Die oplossing ving de eerste onderwijs- en werkbehoeften op afstand op, maar werkte niet optimaal. Zo ontbrak een goedwerkende zoekfunctie en waren de pagina’s voor iedereen hetzelfde.
Ingrid: “De behoefte aan een DLWO werd in die periode wel een stuk concreter.” Samen met Breens Network werden de eerste stappen binnen de selectiefase gezet. “Zij beheerden onze werkplekken al én kennen de markt van bruikbare portalen voor een onderwijs setting veel beter dan wij.”

Selectiefase: discussiëren, uitvragen en selecteren

Breens Network werkte een stappenplan uit, waarin stap-voor-stap stond omschreven hoe je als onderwijsinstelling de beste oplossing selecteert en dit vertaalt in een goed onderbouwd Project Initiatie Document voor besluitvorming door het bestuur. Ingrid: “We lieten vertegenwoordigers vanuit studenten, docenten en staf vervolgens aan ons vertellen wat ze graag zouden willen terugzien op het portaal. Essentieel voor de behoefte- en doelbepaling, maar ook voor het draagvlak in de organisatie.” Overall doel was en is een portaal te hebben voor nu èn voor de toekomst.

Op basis van die gesprekken werden er verschillende persona’s uitgewerkt. Aan de hand daarvan kon worden bepaald wat de oplossing eigenlijk moet kunnen. Op basis van die eisen en wensen nodigden het Horizon College en Breens Network vervolgens drie leveranciers uit. Elke leverancier kreeg één dagdeel om hun oplossing aan een brede groep toekomstige gebruikers te presenteren en met de projectgroep in gesprek te gaan over de technische- en beheeraspecten.

Synigo bleek by far de meest geschikte leverancier. Ingrid: “Vanwege hun oplossing Synigo Pulse, maar ook omdat ze in alles uitstraalden het onderwijs echt te begrijpen.”

"Overall doel was en is een portaal te hebben voor nu én voor de toekomst."

Projectteam en koplopers

In februari 2022 vond de kick-off van het projectteam plaats. Met strategisch gekozen teamleden, vanuit Marketing & Communicatie en IV&ICT, maar ook onder meer een beleidsmedewerker van Studentzaken, de servicemanager van het Servicepunt, een i-coach en enkele externe adviseurs. Met de deadline op augustus 2022, de start van het nieuwe schooljaar, was er geen tijd te verliezen. Namens Breens Network vulde Johan van Wijk de rol van projectleider in, nadat hij eerder ook al het selectieproces van begin tot eind begeleidde. Twee andere medewerkers van Breens Network waren weer betrokken bij de technische implementatie.

Naast het projectteam werden er ook twee groepen koplopers opgetuigd, legt Manouck van Valkenburg uit. Zij is als community manager van het Horizon College onder meer betrokken bij de contentvorming voor en adoptie van de nieuwe digitale leer- en werkomgeving. Een oplossing die inmiddels luistert naar de naam ConnectMe. “We hadden een koplopersgroep met studenten en een met medewerkers. Zij kregen toegang tot de ontwikkelomgeving, waardoor zij gaandeweg het portaal konden testen en wij konden steeds aspecten van het portaal aan hen voorleggen. Van de vormgeving tot de structuur van ‘Weten en Regelen’, de kennisbank van ConnectMe.”

Leren denken in onderwerpen, vragen & antwoorden

Want met ‘Weten en Regelen’ hadden het Horizon College en Breens Network, aan de hand van de opgestelde persona’s, een complete contentstructuur bedacht. Met rubrieken, categorieën en onderwerpen waarover studenten, docenten en medewerkers informatie zoeken. Medewerkers van verschillende ondersteunende diensten zijn getraind tot redacteur en hebben zelf de informatie in het portaal gezet.

Manouck: “Vroeger had iedere sector zijn eigen afdelingssite en was het voor medewerkers en studenten niet eenvoudig om de juiste informatie te vinden. Je moest als gebruiker weten tot welke afdeling een onderwerp behoorde en er was ook veel overlap aan informatie.” Voor het omzetten van deze informatie moesten medewerkers wel leren omdenken. “Niet met een afdelingssite in het achterhoofd, maar in termen van onderwerpen, vragen en antwoorden.”

Nieuwskanalen en redacteuren

Ook werd het nieuws over iedereen uitgestort. Nu kunnen mensen zich abonneren op nieuwskanalen waar ze geïnteresseerd in zijn. Naast de verplichte kanalen zoals het Horizon-brede, sector- en locatienieuws. Manouck: “ConnectMe is nu dé plek voor de interne communicatiestroom. Medewerkers en studenten zijn op de hoogte van wat er speelt in het Horizon College wat de verbinding met elkaar en de organisatie versterkt. We hebben dit echt met z’n allen gedaan en daar zijn we trots op!” Inmiddels produceren en publiceren zo’n veertig redacteuren content en nieuws voor het Horizon College.

Een ander erg waardevol aspect waar het Horizon College nu ook over beschikt, is de ConnectMe-app. Hiermee kunnen studenten onder meer roosters inzien en informatie opzoeken. Ingrid: “Op deze manier komen we dichter bij de student. We zien dat ook medewerkers de app gebruiken.” Getuige de meer dan 8.300 downloads (stand eind januari) lukt dat al alleraardigst.

Street art, toolkits en koffiebekertjes

Bij de start van het schooljaar stond ConnectMe ook écht klaar. Iedereen kan in één oogopslag zijn agenda of rooster inzien. Alle documenten waarin men werkt staan in één overzicht. En iedereen kan zijn eigen ConnectMe-pagina (deels) zelf samenstellen.
De afdeling Marketing & Communicatie had allerlei campagnes voorbereid om de uitrol van het platform vanaf augustus 2022 zo succesvol mogelijk te laten verlopen. Manouck: “Er zijn hele leuke, snackable how-to-video’s gemaakt, waarin we onder andere vertellen hoe je je op nieuwskanalen kunt abonneren en hoe je eenvoudig informatie zoekt. Op iedere locatie heette een kunstwerk van een lokale street artist onze leerlingen weer welkom na de zomervakantie. In ieder artwork zat ConnectMe verwerkt. Zoals er ook koffiebekertjes waren, waar voor medewerkers de URL op stond gedrukt.”

Daarnaast hadden mentoren voor aanvang van het schooljaar toegang tot de digitale ConnectMe-mentortoolkit, zodat zij hun leerlingen bij kunnen staan.

Tijdwinst en een prachtig uithangbord

Inmiddels is het Horizon College enkele maanden onderweg met ConnectMe. En hoewel Manouck conclusies trekken nu nog wat voorbarig vindt, zijn de eerste signalen positief.
Ingrid: “De vraag was natuurlijk hoe je hier een businesscase van maakt. Uiteindelijk hebben we ingezet op tijdsbesparing. We dachten ‘Als het tien minuten per gebruiker per dag scheelt is dat al heel wat’. Inmiddels is de tijdwinst per gebruiker nog veel groter.”
Zoals ook het informatiehuishouden van het Horizon College flink is opgeschoond. Manouck: “Het vinden van informatie is veel beter geworden. Was dat vroeger een beetje het huishouden van Jan Steen, nu is het een Mondriaan!”

En last but not least hebben we met ConnectMe een prachtig uithangbord voor Horizon College in handen, waarmee nog beter de verbinding kunnen maken met studenten en medewerkers.

“Het vinden van informatie is veel beter geworden. Was dat vroeger een beetje het huishouden van Jan Steen, nu is het een Mondriaan!”

Toegang voor ouders en stagebedrijven

De aankomende periode gaat het Horizon College ConnectMe verder optimaliseren. Door Weten & Regelen aan te vullen met content waarvan men, op basis van data, weet dat er behoefte aan bestaat. En door ook technische aanvullingen en optimalisaties door te voeren. “We gaan bijvoorbeeld in het eerste kwartaal van 2023 aan de slag met een koppeling om notificaties van AFAS (per 1 januari ons personeelsinformatiesysteem) een plek te geven in ConnectMe. Daar biedt Synigo standaardfunctionaliteiten voor.”
ConnectMe biedt in potentie ook de mogelijkheid om gebruikers van buiten Horizon College toegang te geven tot het portaal. In eerste instantie wordt gedacht aan toegang voor ouders en stagebedrijven, maar deze mogelijkheid sluit ook aan op de toekomstige ontwikkelingen van Leven Lang Ontwikkelen.

Zo neemt het Horizon College stapje voor stapje volledig afscheid van de vroegere situatie. En is het klaar voor de toekomst.

Meer informatie

Wil je meer informatie over de digitale campus of wat Breens Network voor jou kan betekenen? Kijk op de website van Breens Network, of neem contact op via +31 88 489 69 00 of info@breensnetwork.com