Er bestaat in software niet zoiets als een duizenddingendoekje. Ook al willen applicatieleveranciers je dat wel laten geloven. Ze stoppen hun applicatie vol met functionaliteit en veronderstellen dat medewerkers daarin hun weg wel vinden.

Ze gaan er daarbij voor het gemak maar even aan voorbij dat medewerkers niet alleen met die ene applicatie werken, maar met meerdere systemen. Of dat nu ERP, HR-software, CRM of een leerlingvolgsysteem is. En ook die systemen zitten propvol functionaliteit waarvan zij maar een klein deel gebruiken. Er ontstaat zo een haalplicht van informatie; de gebruiker moet dagelijks al zijn applicaties opstarten om te zien of daar nog werk voor hem klaarstaat.

Peter de Haas, oprichter en managing director van Breinwave, schrijft in deze blog hoe je het de eindgebruiker makkelijker kunt maken om bij de juiste informatie te kunnen. 

Biedt functionaliteit passend bij de vraag

Wij zien al die complexe applicaties bij elkaar als een stuwmeer: iedere dag komt er nieuw water vanuit de berg het meer in stromen in de vorm van nieuwe functionaliteit die beschikbaar wordt gesteld. Het doel van een stuwmeer is elektriciteit (of in het geval van software functionaliteit) opwekken passend bij de vraag van dat moment. Met andere woorden: de gebruiker bepaalt hoe ver de ‘kraan’ open kan worden gezet of juist dicht moet worden gedraaid, en niet het aanbod van water vanuit de bergen.

Faseer je investeringen in interfaces. Peter de Haas

Maak de werkplek taakgericht

Als we zeggen ‘functionaliteit’ dan bedoelen we niet de functionaliteit van één specifieke applicatie, maar alles wat iemand nodig heeft om zijn werk goed en efficiënt te doen. De medewerker logt in op een centrale plek en krijgt toegang tot de data en de (onderdelen van) applicaties die hij nodig heeft om zijn werk te doen, inclusief een overzicht van de taken die nog moeten worden afgerond. Taakgericht en uiteraard ondersteund door notificaties.

Stel de persona centraal

Het mag duidelijk zijn dat een verpleegkundige andere applicaties gebruikt en een andere informatiebehoefte heeft dan de financiële afdeling van de zorgorganisatie. Dat de schoolomgeving waar een leerling op inlogt andere functionaliteiten bevat dan die van de docent. En dat een monteur in de buitendienst andere behoeften heeft dan een operator in een fabriek of een medewerker in het magazijn.

De gebruiker bepaalt hoe ver de ‘kraan’ open kan worden gezet. Peter de Haas

Ons advies is daarom: identificeer welke groepen medewerkers jouw organisatie heeft en ontwikkel daarvoor persona’s. Dat zijn groepen medewerkers die min of meer dezelfde taken vervullen en die daarvoor dezelfde applicaties gebruiken. Ontwerp vervolgens voor iedere persona een omgeving die aansluit bij wat deze groep medewerkers nodig hebben om hun werk te doen. Bied precies die functionaliteit aan die ze nodig hebben, niets meer en niets minder.

Doe het agile

Kun je dit in één keer voor de hele organisatie realiseren? Nee, dat is niet verstandig. Want het ontwikkelen van interfaces met moderne webbased software is nog wel eenvoudig, maar het maken van een connector voor oudere applicaties kan best complex zijn. Begin daarom gewoon met de belangrijkste applicaties en relatief eenvoudige processen. En bouw het van daaruit langzamerhand uit. Op die manier kun je de investeringen in interfaces faseren. En je kunt mensen laten wennen aan de nieuwe manier van werken en de nieuwe werkafspraken die daar bij horen. Zo’n werkafspraak is bijvoorbeeld: alle stukken voor een vergadering moeten minimaal twee dagen van tevoren op een centrale plek worden neergezet en mogen niet meer worden rondgemaild.

Weg met de work-arounds

IT heeft lang de neiging gehad om dwingend voor te schrijven hoe mensen moesten werken. Dat wekt weerstand op en juist daarom ontstonden er zoveel work-arounds en schaduw-IT, met alle inefficiencies van dien. Wil je écht efficiënter gaan werken en de productiviteit verhogen, verdiep je eens in wat mensen nodig hebben en pas de werkplek daar op aan.

Peter de Haas, oprichter en managing director van Breinwave

Een introductiefilm van Canvas, de werkplek visie van Breinwave: