Tips voor communicatie rondom Corona virus | Synigo Pulse

Tips voor communicatie rondom Corona virus


Tips voor communicatie rondom Corona virus

***UNDER CONSTRUCTION***

Klanten, partners en Synigo zelf gebruiken Synigo Pulse om op de hoogte te blijven van het Corona virus. Hierbij delen we tips (van klanten) hoe je dit goed kunt doen.

Met dank aan het team van ROC Noorderpoort!

Communiceren over het Corona virus (covid-19)

Corona is daar en blijft ook nog even onder ons. Elke organisatie is druk bezig om de impact te vertalen naar de eigen situatie. In deze blog delen we ervaringen en praktische tips die we in het veld tegenkomen. Er komen vast en zeker inzichten bij de komende dagen.  

Alles inzetten

Zet alles in wat mogelijk is. En doe dit in samenhang. Mensen zijn informatie honger, maar let wel, iedereen kijkt/zoekt op zijn/haar manier! 

De volgende toepassingen zien we in het veld

  1. Urgente meldingen: ad hoc, tijdelijke updates over de toestand, bijv. sluiting, aangepaste werktijden. 
  2. Social tijdlijn: korte posts over Corona, die geen redactie nodig hebben
  3. Het nieuws: nieuws en updates over het reilen en zeilen in jouw organisatie.
  4. Vraag en Aanbod: medewerkers bieden zich aan om te helpen. Hier kun je het nieuws of de social tijdlijn of de list widget voor inzetten. 
  5. FAQ: een overzicht van belangrijke formele informatie. Dit wordt belangrijker naarmate de informatie groeit. 
  6. Updates van buiten: gebruik de rss feed om bijv. nos nieuws te tonen. 
  7. Deel updates naar buiten / narrowcasting: gebruik de rss out feed om nieuws naar buiten te delen. 
  8. De native app als handig middel.

Urgente meldingen

Met notices kun je heel gericht de aandacht voor een update over Corona eisen.

  • Specifieke maatregelen zoals sluiting van kantoren en winkels.
  • Zieken in je organisatie.
  • Waar je wat kunt vinden.
  • ...

Het is ook mogelijk om de aandacht op de mobiel / smartphone op te eisen. Zie hieronder "push notificaties".

Tijdelijke melding op de portal

Tijdelijke melding op de portal

De native app geeft een signaal dat er een melding is. 

 

Social tijdlijn

Mensen hebben de behoefte om vragen te stellen of hun hulp aan te bieden. Dit kan heel goed via de tijdlijn. Je zou hier een specifieke groep voor kunnen aanmaken. Gebruik bij voorkeur de bestaande groepen, want die kennen je collega's.

Voorbeeld van communicatie over Corona via tijdlijn. Let op: een groep alle medewerkers maakt het erg makkelijk om iedereen te bereiken.

Voorbeeld van communicatie over Corona via tijdlijn. Let op: een groep alle medewerkers maakt het erg makkelijk om iedereen te bereiken.

Ad hoc berichten kunnen ook goed met de Yammer tijdlijn worden weergegeven

Ad hoc berichten kunnen ook goed met de Yammer tijdlijn worden weergegeven

Het nieuws

Het nieuws leent zich bij uitstek voor meer uitleg over wat er zich in jouw organisatie afspeelt met Corona. Sommige klanten gebruiken telkens 1 bericht, die ze telkens updaten. Andere plaatsen telkens nieuwe. Tip bij het laatste, zorg wel voor unieke 'headlines' zodat je gebruikers weten welk bericht relevant is. Zet de reactie mogelijkheid aan bij nieuws, zodat je gebruikers kunnen reageren. 

Actueel nieuws over Corona op de portal

Actueel nieuws over Corona op de portal

Login scherm

Laat weten waar je gebruikers moeten zijn voor informatie wanneer ze inloggen. Pas het scherm aan naar je behoeften. Bij Noorderpoort communiceren ze heel duidelijk alles op hun Noorderportal staat. 

Inlogscherm met een specifieke melding over Corona

Inlogscherm met een specifieke melding over Corona

Vraag en aanbod

Geef je gebruikers een plek waar ze kunnen aangeven hoe ze anderen gebruikers en collega's kunnen helpen. Een aantal mogelijkheden: 

  • De tijdlijn zoals hierboven
  • Een SharePoint lijst waarin ze hun "vraag" of "aanbod" kunnen delen. 
  • Een apart nieuws blok met een dikke kop "vraag & aanbod". Werkt goed, want hier kun je ook comments achterlaten. 

FAQ

Nu dat het Corona virus op alle onderdelen van je organisatie ingrijpt, is er behoefte aan overzicht en structuur. De Knowledge Base helpt je hierbij. Bij Synigo hebben we een aparte rubriek aangemaakt over het Corona waarin we de impact en maatregelen op ons bedrijf verzamelen. Het voordeel hiervan is dat het er clean uitziet en de informatie meteen in de native app beschikbaar is. 

Een artikel in Weten & Regelen met vragen en antwoorden over de Corona crisis en praktische hulp

Een artikel in Weten & Regelen met vragen en antwoorden over de Corona crisis en praktische hulp

Voorbeeld van de Corona informatie bij de Noorderpoort.

Voorbeeld van de Corona informatie bij de Noorderpoort.

Voorbeeld van de Knowledge Base bij Synigo

Voorbeeld van de Knowledge Base bij Synigo

Updates van buiten

Volg je belangrijke nieuwsbronnen van buiten? Bijv. een feed van de RIVM of het NOS. Dan is de RSS feed handig. 

Nieuws van buiten over de Corona crisis ! Je kunt je eigen kanalen toevoegen.

Nieuws van buiten over de Corona crisis ! Je kunt je eigen kanalen toevoegen.

Narrowcasting

Van je eigen nieuws kun je een RSS feed aanmaken en deze dan naar buiten toe publiceren, bijvoorbeeld in je eigen narrowcast systeem of een RSS reader. 

De native app`

The native app kun je uiteraard handig gebruiken voor berichtgeving over Corona in je organisatie. De meldingen, nieuwsartikelen heb je daar bij elkaar. Maar ook de knowledge base met de FAQ. Bijvoorbeeld die van ons, in wording: 

Help panel

Je kunt help content plaatsen op het panel ?. 

Voorbeeld van het help panel

Voorbeeld van het help panel

Push notificaties naar mobieltjes

Wanneer een bepaald bericht echt de aandacht nodig heeft van je gebruikers, kun je hen een push notificatie sturen. Dit kan handig zijn bij acute berichten. 

Met heel veel mensen "skypen"

Kun je met heel veel mensen skypen? Ja, dat kan zeker. Je kunt tot wel 250 mensen online meetings houden. Of het dan nog effectief is, is een tweede. Alternatief is dat je een live gebeurtenis / meeting opzet. Dat is echt een 'broadcast' waarin 1 of meerdere presentatoren een show geven. Het is niet zo handig voor interactie. 

Er zijn allerlei tools om online te meeten, Skype/Teams, Zoom. En met Youtube kun je ook live uitzendingen opzetten.