Rocfriesepoortal voor medewerkers en studenten

‘Werk maken van je passie’ is de slogan van ROC Friese Poort, met vestigingen in Dokkum, Drachten, Emmeloord, Leeuwarden, Sneek en Urk. Wie met passie werkt, heeft behoefte aan een IT-omgeving die dingen makkelijk maakt. Toen de organisatie overging naar een andere manier van werken via Office 365, was dat dan ook aanleiding om te kijken hoe de onderwijsinstelling de nieuwe omgeving nog beter kon laten aansluiten bij de manier waarop docenten, kantoormedewerkers en studenten werken.

Alle applicaties centraal ontsluiten

Hendrika Vis is bij Marketing & Communicatie verantwoordelijk voor interne communicatie en was één van de trekkers van het project. Ze vertelt: “We hadden de keus gemaakt om over te stappen op Office 365. Die applicatie biedt je toegang tot veel verschillende functionaliteiten, maar we wilden nog een stapje verder gaan. We wilden al onze applicaties centraal ontsluiten.”

Omdat ROC Friese Poort weinig ervaring heeft met dergelijke grote projecten, trokken ze een externe projectleider aan. Zij hielp allereerst bij het schrijven van een Programma van Eisen. “Je wilt immers niet dat je in je PvE iets belangrijks over het hoofd ziet”, zegt Joost Willems van Informatiemanagement. Diverse leveranciers werden benaderd voor een offerte. “Daaruit kwam Synigo Pulse als beste naar voren. Het sloot heel mooi aan bij onze wensen.”

De belangrijkste wens was een omgeving die gebruikers op maat kunnen inrichten, vertelt Amarins van den Berg, online marketing – en communicatieadviseur. “Omdat onze gebruikers zo uiteenlopend zijn, willen we dat iedereen zijn eigen draai kan geven aan de portal. Een paar onderdelen zijn verplicht, maar verder zijn gebruikers vrij om hun portal zo in te richten als zij willen.”

Wensen gebruikers centraal

De inrichting van Synigo Pulse is verzorgd door een projectgroep met daarin medewerkers vanuit ICT, Informatiemanagement, Marketing & Communicatie en functioneel beheer. Iedere dinsdag kwam de groep bij elkaar. Het startpunt waren sessies met verschillende gebruikers over wat zij belangrijk vinden. “We hadden zelf natuurlijk een beeld, maar het was grappig om te zien dat sommige behoeften daar behoorlijk ver van afweken. Ook viel het op dat de verschillen tussen de doelgroepen groot waren. Zo willen docenten zo snel mogelijk naar de applicaties die ze nodig hebben, terwijl bureaumedewerkers het fijn vinden om altijd het nieuws van ROC Friese Poort in hun beginscherm te hebben”, vertelt Van den Berg. Single sign-on was een wens die bij iedereen wel leefde, maar vooral bij docenten.

Op basis van deze input ging de projectgroep aan het werk. Willems: “Synigo Pulse is zo ontworpen dat het technisch niet erg moeilijk is om de portal in te richten. De complexiteit zit vooral in vooraf goed bedenken welke onderdelen je wilt dat gebruikers verplicht zien en welke onderdelen ze mogen weglaten, welke actoren er allemaal zijn en waar je welke verantwoordelijkheden belegt.”

Vis geeft een voorbeeld: “Het nieuws is een item dat altijd getoond wordt op het portal, maar gebruikers kunnen zelf kiezen of ze dit bovenaan zetten, of op een minder opvallende plek.”

Stakeholders schuiven letterlijk met de widgets

Training in teamverband

ROC Friese Poort lanceerde de medewerkersportal op Valentijnsdag 2018. Alle teams hebben in teamverband een training gekregen, waarbij vooral werd ingegaan op de nieuwe functionaliteit in Office 365, zoals samenwerken in Teams. Willems: “Een implementatietraject komt neer op gedragsverandering. We gingen over op een andere manier van werken. Daarom vonden we het belangrijk dat collega’s tegelijkertijd de training kregen. Dat was het moment om samen afspraken te maken over welke informatie ze voortaan op welke manier gaan delen. Wat zetten we wel in Teams en wat niet? Wanneer gebruiken we e-mail en welke zaken kunnen we het best via chat afhandelen?”

Naast de training zijn er ook video’s gemaakt die mensen kunnen raadplegen, is er veel aandacht voor geweest in het personeelsmagazine en is binnen ieder team een i-coach aangewezen. Willems: “Dat is een collega die handig is met IT en die hulp biedt aan anderen in het team die wat meer moeite hebben met de verandering. De i-coach zorgt ervoor dat iedereen zich houdt aan de nieuwe werkafspraken.”

"Studenten hoef je niet te trainen, die vinden zelf hun weg." Joost Willems

Bij de start van het schooljaar 2018/2019 ging ook het Studentenportal live en is het onderdeel Weten en Regelen voor medewerkers en studenten open gesteld. “Studenten hoef je niet te trainen, die vinden zelf hun weg. Het was heel mooi om te zien hoe snel zij in de gaten hadden hoe alles werkt”, zegt Vis.

Weten en regelen

Het onderdeel Weten en regelen vervangt het oude intranet. Er zijn twee varianten ontwikkeld: eentje voor medewerkers en eentje voor studenten. Het medewerkerportaal kent de rubrieken arbeidsvoorwaarden, onderwijs, examineren, werkplek & ICT, gebouw & faciliteiten, medezeggenschap, duurzame inzetbaarheid en Over ROC Friese Poort. Iedere rubriek heeft een eigenaar die verantwoordelijk is dat zijn deel up-to-date blijft. De eigenaar staat met zijn naam en contactgegevens bij de rubriek, zodat medewerkers weten bij wie ze terecht kunnen met vragen.

Van den Berg: “Je kunt op meerdere manieren zoeken: op trefwoord, op rubriek of via een A tot Z-lijst. De documenten die erin staan zijn actueler dan in ons vorige intranet en we hebben er ook minder documenten in gezet, zodat het nog makkelijker is om datgene te vinden wat je zoekt.”

Het oude intranet werd langzaam uitgefaseerd. Willems: “We hebben besloten om dat niet direct helemaal uit te zetten, maar duidelijk te communiceren dat die omgeving niet meer geüpdatet werd. We verwezen mensen vanuit het intranet door naar het portal en eind 2018 ging het hele intranet uit.”

Betere kennisdeling

Inmiddels heeft ROC Friese Poort al meer dan een jaar ervaring met de nieuwe omgeving. Wat heeft het ze gebracht? Vis: “We zijn een grote organisatie verdeeld over zes vestigingen die niet bepaald dicht bij elkaar in de buurt liggen. Voorheen was het best lastig om kennis over en weer te delen. Dat is nu enorm verbeterd. Collega’s plaatsen oproepjes: wie kan mij hierbij helpen? En daar reageren mensen op die die collega niet persoonlijk kennen. Zo ontstaan nieuwe contacten.”

"De snelheid van reageren is daardoor ook enorm toegenomen." Hendrika Vis

Van den Berg vult aan: “We zien ook dat collega’s reageren tot wiens verantwoordelijkheid de vraag helemaal niet hoort. Zo was er laatst een facilitaire vraag die werd beantwoord door een docent. En iemand vroeg waar ze het logo in jpg-formaat kon vinden en een secretaresse had al antwoord gegeven voordat wij vanuit Marketing & Communicatie konden reageren. De snelheid van reageren is daardoor ook enorm toegenomen.”

Synigo Pulse best scorende applicatie

Uit een groot ICT-onderzoek dat bij ROC Friese Poort is gedaan, kwam de portal als best scorende applicatie naar voren met een rapportcijfer 7,7. Iets wat Vis trots maakt. “Mensen waarderen de snelheid waarmee ze via single sign-on kunnen doorklikken naar onderliggende applicaties en ze vinden het handig dat ze alles op één plek kunnen vinden. En straks komt er nog een app. Dan wordt het nóg makkelijker.”

Wat grappig is, is dat het gedrag in de praktijk toch anders is dan gebruikers vooraf in de gebruikerssessies aangaven. “Docenten zeiden bijvoorbeeld vooraf dat ze het nieuws niet zo belangrijk vonden, maar ze raadplegen het vaak. Dat komt ook doordat het nu zo makkelijk is, het staat altijd in je opstartscherm.”

Het team volgt met Google Analytics welke onderdelen vaak en minder vaak worden geraadpleegd. “Als we bijvoorbeeld zien dat bepaalde instructievideo’s vaak worden bekeken, kunnen we in de nieuwsbrief nog eens aandacht besteden aan dat onderwerp”, zegt Vis.

Tips

ROC Friese Poort wil andere organisaties die met Synigo Pulse aan de slag gaan vier tips meegeven:

1. borg vooraf goed in je organisatie wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe je ervoor zorgt dat alles up-to-date blijft;
2. luister vooraf goed naar je gebruikers. Laat hen meedenken. Je ontwerpt de omgeving immers voor hen. Bovendien helpt het later bij de implementatie als de omgeving aansluit bij de wensen van gebruikers.
3. wees wendbaar. Blijf altijd de gebruikers in beeld houden. Analyseer het gebruik en pas daarop aan.
4. Maak een uitfaseringsplan voor applicaties die vervangen worden door de nieuwe portal. Geef mensen in het begin de mogelijkheid om nog even van de oude omgeving gebruik te maken, zodat ze zich niet overvallen voelen door alle nieuwe functionaliteit. Maar handhaaf die oude omgeving niet te lang.