Aventus verbetert communicatie door sociaal intranet

Corinne Ruiter is specialist interne communicatie bij Aventus en de kartrekker van dit project. Ze vertelt: “De vorige intranetsite hebben we laten bouwen in SharePoint. Na vier jaar was het tijd voor wat anders. Omdat we de omgeving ook beschikbaar wilden stellen aan studenten, werd het licentiebedrag zo hoog dat we het project moesten aanbesteden.”

"Ik hoorde dat Synigo erg actief is; ze innoveren veel en ze luisteren goed naar hun klanten." Corinne Ruiter

In haar zoektocht naar mogelijke leveranciers hoorde ze via het netwerk van diverse andere mbo-scholen over goede ervaringen met Synigo Pulse. “Ik ben bij Rijn-IJssel wezen kijken en werd erg enthousiast van wat ik zag. Ik hoorde van hen ook dat Synigo erg actief is; ze innoveren veel en ze luisteren goed naar hun klanten.”

En dus belandde Synigo op de lijst van bedrijven die Aventus uitnodigde voor de aanbesteding. Het was de enige leverancier op deze lijst met een eigen pakket. De anderen ontwikkelden allemaal op SharePoint. Een nadeel, vond Ruiter. “Wij wilden eigenlijk van SharePoint af, want het is aan de achterkant niet gebruiksvriendelijk. Terwijl ons doel juist was om de content up-to-date te laten houden door de eigenaren daarvan. Dan heb je een CMS nodig dat eenvoudig is in gebruik.”

Expertteams van studenten en medewerkers

Gezien deze argumenten was het niet vreemd dat Synigo de aanbesteding won. Synigo schoof Brunel naar voren als implementatiepartner. Brunel leerde Ruiter hoe ze het CMS het best kon opzetten en hielp mee met de inrichting. Zij kwamen ook met het idee om twee expertgroepen te formeren – eentje met medewerkers en eentje met studenten – die meedenken over hoe de portal eruit zou moeten zien.

Ruiter: “Met die expertteams hebben we knip & plak-sessies georganiseerd om te bepalen welke widgets er op de homepage moesten komen. Ook heb ik de leden uit de expertteams individueel geïnterviewd over: welke functionaliteit is voor jou belangrijk? Wat zou voor jou een reden zijn om op de portal in te loggen? Aan de hand daarvan heb ik samen met Brunel een eerste inrichtingsvoorstel gemaakt in samenwerking met de ICT-afdeling van Aventus.”

Portal voor en door medewerkers

Aventus startte met het deel voor de medewerkers. Ruiter deed veel inrichtingswerk zelf. “Ik vind het leuk om de software ook echt te leren kennen. Het is af en toe wel even puzzelen, want het is niet mijn dagelijkse werk. Maar dat vind ik juist het leuke eraan. Als ik even vastliep kon ik Brunel bellen en kon ik met hun tips vaak meteen verder.”

Er is een redactieteam gevormd met medewerkers van alle diensten en sectoren. Het is namelijk de bedoeling dat de diensten en sectoren zelf hun content up-to-date houden, vertelt Ruiter. “Ze hebben allemaal een training gehad hoe ze content in het CMS kunnen plaatsen. Ik heb bewust gekozen voor een relaxte planning om draagvlak te behouden, want we zijn druk genoeg in het onderwijs. Gelukkig is het CMS heel gebruiksvriendelijk, het wijst zich vanzelf.”

"We zijn druk genoeg in het onderwijs. Gelukkig is het CMS van Synigo Pulse heel gebruiksvriendelijk, het wijst zich vanzelf." Corinne Ruiter

Het contract met Synigo is getekend in november 2019. In juni 2020 ging de portal voor medewerkers live. “Ondanks de coronacrisis zijn we redelijk op schema gebleven. Als specialist interne communicatie lag er vanaf half maart best wat werk op mijn bord, maar gelukkig heb ik hulp gekregen van een externe collega. Dat verliep prima en ook de samenwerking met Brunel heeft niet geleden onder het samenwerken op afstand.”

Sterker, juist in de periode van de intelligente lock-down verzetten zij veel werk. Ruiter vertelt: “Wij hebben drie handboeken met zoveel informatie dat we voor ieder handboek een aparte Weten en Regelen-database hebben laten aanmaken. Onder Weten en Regelen voor medewerkers hangen nu dus vier databases, onder het deel van studenten twee: eentje voor het mbo en eentje voor het Lyceum (vavo). Het is fijn dat Synigo Pulse zo flexibel is dat je dit soort inrichtingsvrijheden hebt.”

Introductie in Coronatijd

De introductie van de portal viel midden in de periode dat iedereen thuiswerkte. Daarom heeft Ruiter een quick reference kaart laten maken met op de voorkant het startscherm en op de achterkant uitleg bij de verschillende componenten. Vergezeld van thee en chocola is deze kaart naar alle medewerkers thuisgestuurd met de oproep: je hebt wel een relaxmoment verdiend. Neem lekker een kopje Aventus thee, een stuk chocola en klik eens op je gemak door de portal heen.

Daarnaast had ze een instructievideo gemaakt en het aanbod gedaan om mensen die er behoefte aan hadden via Teams een presentatie te geven. “Van dat aanbod is nauwelijks gebruik gemaakt”, vertelt ze, “maar ik zie in Google Analytics wel dat medewerkers veel meer van de nieuwe portal gebruikmaken dan van het oude intranet. De homepage wordt meer bezocht, nieuws wordt beter gelezen. Dat komt ook doordat medewerkers alles vinden op de portal wat ze nodig hebben: links naar de applicaties waar ze mee werken, nieuws, een smoelenboek.”

"Het grootste voordeel van de nieuwe portal is de flexibiliteit." Corinne Ruiter

Het grootste voordeel van de nieuwe portal is de flexibiliteit, zegt Ruiter. “Medewerkers kunnen zelf kiezen wat ze willen zien. Alleen het corporate nieuws staat vast, dat kun je niet uitzetten. Daarnaast merken we dat Synigo een heel actief bedrijf is. Ze innoveren veel en ze luisteren goed naar ons. Ze zijn ook heel servicegericht. Een tijdje geleden wilde ik bijvoorbeeld een in memoriam voor een overleden collega op de portal plaatsen met de mogelijkheid om direct daaronder te reageren. Ik wist zelf niet precies hoe ik dat snel kon inrichten, want een dergelijke functionaliteit gebruikten we nog niet. Ik belde naar Synigo om dat te vragen en ze zeiden direct: ‘richt jij je maar op het schrijven van dat in memoriam, dan regelen wij het technische gedeelte voor je’. Dezelfde dag nog stond het bericht online.”

Aparte portal voor studenten

Toen de portal voor medewerkers live was, kon Ruiter haar aandacht richten op de studentenomgeving. “Deze bevat veel minder content, dus daar heb ik geen hulp van redacteuren bij nodig gehad. Samen met een collega van ICT heb ik dat deel kunnen doen.”

Brunel richtte zich ondertussen op de opleidingsgidsen. “Iedere opleiding heeft zijn eigen gids waar alle informatie over die opleiding in staat. Ook deze omgeving was aan vervanging toe en is nu mooi geïntegreerd in Aventus Portaal door een eigen widget op de homepage. We hebben in totaal bijna duizend opleidingsgidsen, dus dit was al met al een geweldig grote klus die Brunel goed heeft opgepakt.”

De portal voor studenten ging live in het nieuwe schooljaar. Ook zij hebben een quick reference kaart ontvangen, konden een video bekijken en konden via de helpdesk vragen stellen. Ruiter ziet in Google Analytics dat ze goed gebruikmaken van de portal, al kan ze in de cijfers van de homepage geen onderscheid maken tussen medewerkers en studenten. “Ik zie alleen dat er veel wordt ingelogd. Van de helpdesk hoor ik dat er vragen zijn in de trant van ‘waar kan ik dit of dat vinden’. Maar de meeste studenten vinden zelf hun weg wel, want ze zijn digitaal vaardig.”

Sociaal intranet juist nu belangrijk

Ruiter is trots op het eindresultaat. Ze is blij dat het project al pre-corona was gestart. “Want juist nu in tijden van thuisonderwijs en thuiswerken is het belangrijk om digitaal goed contact te houden met medewerkers en studenten. Daar helpt een sociaal intranet natuurlijk ontzettend goed bij. Het verbetert de interne communicatie.

Doordat we vanaf het allereerste begin gebruikers erbij hebben betrokken, is het een portaal geworden dat past bij wat docenten, stafleden en studenten nodig hebben. Het sluit aan bij hun werk en behoeften. Dat we dit dan ook nog eens tijdens de coronacrisis hebben weten te realiseren, maakt me wel trots. We werkten samen met een goed team en dat zie je terug in het eindresultaat.”

Meer informatie

Wil je meer weten over de implementatie van het sociaal intranet bij een onderwijsinstelling? Lees dan ons infosheet over de digitale campus of kijk op deze speciale onderwijspagina.