ALS Nederland verhoogt efficiency met nieuwe werkplekportal | Synigo Pulse
Horizontal line
Horizontal line
26-06-2020 Geschreven door Mirjam Hulsebos

ALS Nederland verhoogt efficiency met nieuwe werkplekportal

Als je als fondsenwerver zoveel mogelijk geld wilt kunnen investeren in wetenschappelijk onderzoek, dan is het belangrijk dat je je eigen operationele kosten zo laag mogelijk houdt. Vandaar dat Stichting ALS Nederland de bestaande onoverzichtelijke werkplek verving door een gebruiksvriendelijke portal waar medewerkers heel snel alle informatie vinden zie ze nodig hebben.

Iedereen kent Stichting ALS Nederland door de opvallende fondsenwerfacties, zoals de Tour du ALS en de Amsterdam City Swim. Het geld dat ze ophalen zetten ze zo effectief mogelijk in voor wetenschappelijk onderzoek naar oorzaken en hopelijk ooit genezing van ALS. Minder bekend is dat Stichting ALS Nederland zich ook bezighoudt met het verbeteren van de levenskwaliteit en zorg voor ALS patiënten en de patiëntenvereniging ondersteunt in het onderhouden van contact met ALS-patiënten, naasten en nabestaanden via een communicatieplatform.

We hoeven gewoon minder lang te zoeken naar informatie, alles is onder handbereik. Dat is een verademing.

Efficiënt werken is topprioriteit

Tom Bos is bestuurder bij de 16 vaste medewerkers en honderden vrijwilligers tellende stichting. Hij vertelt: “In onze organisatie is de drang om zo weinig mogelijk geld uit te geven aan onze eigen operatie altijd voelbaar. Dat betekent dat we een lange afschrijvingstermijn hanteren voor investeringen. Op een gegeven moment moet je echter wel eens zaken vervangen. Helemaal als dat zaken zijn die efficiencyverhoging in de weg staan.” Hij doelt op de ICT-werkplek.

“We hadden een versnipperde omgeving. Informatie kon op allerlei plekken staan. Dat betekende dat medewerkers soms lang moesten zoeken voordat ze vonden wat ze nodig hadden. Daarnaast gingen we steeds vaker thuiswerken, en dat wil je op een veilige manier doen. Onze vaste ICT-partner Lemontree ging daarom op een gegeven moment met ons om tafel om te bespreken hoe we onze efficiency en veiligheid konden verhogen, zonder dat meteen de kosten ook heel veel hoger zouden worden.”

Snel informatie vinden via Weten & Regelen

De keus viel op Lemontree OneDesk Mobile, een portal die is gebaseerd op een samengestelde oplossing van onder andere Microsoft 365 en de Synigo Pulse werkplek portal. In de portal wordt alle functionaliteit uit Microsoft Office 365 gecombineerd met snelle toegang tot applicaties, notificaties, nieuws en het onderdeel Weten & Regelen.

Het is heel overzichtelijk gerubriceerd, zodat je heel snel vindt wat je zoekt.

Bos zegt: “We noemen het hier intern ook wel het tegeltjesproject omdat midden in het nieuwe scherm de tegels staan die je toegang geven tot veelgebruikte applicaties en functionaliteit uit Office 365.” Daar omheen staan snelkoppelingen naar veelbezochte websites of veelgebruikte mappen in SharePoint, de laatste Twitter-berichten en notificaties (to do-taken uit andere applicaties zoals het aantal ongelezen e-mailberichten). Een deel van deze tegels en snelkoppelingen is voor iedere medewerker verplicht, een deel kunnen medewerkers naar eigen inzicht inrichten.

Screenshot van Weten & Regelen, knowledge base

Screenshot van Weten & Regelen, knowledge base

Bos is het meest blij met het tegeltje Weten & Regelen. “Hierin staat alle informatie die je nodig hebt om je werk goed te doen, van handboeken en protocollen tot huisstijl en HR-informatie. Het is heel overzichtelijk gerubriceerd, zodat je heel snel vindt wat je zoekt. Ik denk dat de meeste medewerkers hier de grootste tijdsbesparing mee boeken.”

Langzaam uitbouwen

Stichting ALS Nederland heeft niet heel veel tijd geïnvesteerd in het opzetten van Weten & Regelen. “Nee hoor, de meeste informatie hadden we zo voorhanden, alleen stond het voorheen overal en nergens. We hebben gewoon de informatie die we al hadden op een nieuwe manier toegankelijk gemaakt met het idee: als iemand een vraag heeft waar hij het antwoord niet op kan vinden, dan voegen we op dat moment die informatie wel toe of we maken het beter vindbaar. Want dat is het prettige van zowel Weten & Regelen als de portal als geheel: het hoeft niet op dag 1 helemaal perfect te zijn. Je kunt gewoon in de loop der tijd dingen toevoegen of veranderen. Je kunt dus heel agile steeds verder verbeteren.”

Flexibiliteit voor medewerkers en organisatie

Een belangrijk pluspunt vindt Bos de flexibiliteit. “We wilden geen oplossing waarbij onze processen of onze medewerkers in een keurslijf zitten. De wereld om ons heen verandert voortdurend, en dus ook onze organisatie.

We wilden graag een toekomstbestendige oplossing die mee kan veranderen met het werk dat we doen. Maar ook een werkplek die zich aanpast aan de medewerker in plaats van andersom.” Dat is goed gelukt, vindt hij. “Medewerkers hebben veel vrijheid om de portal naar eigen wens in te richten en hun eigen snelkoppelingen te maken.”

Ook security was een aandachtspunt. “We werken natuurlijk met uiterst privacygevoelige informatie. Persoonsgegevens van donateurs en patiënten. Je wilt echt niet dat dat op straat komt te liggen. Ook daarom hebben we gekozen voor OneDesk Mobile. Standaard worden alle technische maatregelen geïmplementeerd die nodig zijn om AVG-proof te kunnen werken. Dat zijn bijvoorbeeld two factor-authenticatie, versleuteling van harde schijven, mobile device management en backup.”

Soepele livegang

In januari ging de portal live. Na korte instructiesessies van een halfuur konden de medewerkers aan de slag. Bos: “Drie dagen lang hebben hier nog medewerkers van Lemontree rondgelopen ter ondersteuning, maar we hebben niet veel hulp nodig gehad. Het wijst zich vanzelf. Sommige medewerkers moesten wel even wennen dat ze geen Verkenner meer hebben, maar na een paar dagen weet je niet beter.”

Het belangrijkste doel – efficiënter werken – wordt door iedereen behaald. “We hoeven gewoon minder lang te zoeken naar informatie, alles is onder handbereik. Dat is een verademing”, vindt Bos.

De meeste medewerkers werken op een laptop. Een groot voordeel toen ze tijdens de lock-down moesten thuiswerken. Maar ook toen het kantoor weer zachtjesaan opengesteld kon worden. “Nu we met minder mensen in een ruimte mogen zitten, kun je met je laptop zelf een plekje zoeken waar je op anderhalve meter afstand zit”, zegt Bos.

Werk vanuit een helder doel

Hij adviseert andere organisaties die een werkplekvervanging overwegen om eerst voor jezelf helder te maken wat je primaire doel is. “Want alleen als je dat doel goed voor ogen hebt, kun je keuzes maken.”

Natuurlijk wil je altijd meer dan je financiën of de beschikbare tijd voor het project toelaten, maar ook dat is geen punt als je kiest voor een flexibel concept, zegt hij.

“Je kunt met een omgeving als Lemontree OneDesk en Synigo Pulse klein beginnen en het later uitbouwen. Je hoeft het niet in één keer volledig goed neer te zetten. Begin met je voornaamste doelstelling – bij ons was dat efficiencyverbetering – en bouw daarna uit.”

Tot slot wijst hij op het belang van goede begeleiding tijdens de livegang. “Want hoe simpel de nieuwe portal er ook uit ziet, het betekent wel een nieuwe manier van werken. Die vraagt gewenning. Zorg dat er de eerste dagen begeleiding aanwezig is aan wie medewerkers vragen kunnen stellen en die hen voorziet van praktische tips. Zo bereik je je doelstellingen nog sneller.”

Het hoeft niet op dag 1 helemaal perfect te zijn. Je kunt gewoon in de loop der tijd dingen toevoegen of veranderen.

Horizontal line
Horizontal line