IGEPA Nederland is meer dan alleen een groothandel: zij zijn jouw partner in Sign & Display, Verpakkingen en Papier & Karton. Met een uitgebreid productportfolio, diepgaande kennis en persoonlijke service ondersteunt IGEPA klanten in uiteenlopende sectoren. Ze zetten sterk in op duurzaamheid en innovatieve digitale oplossingen, zodat klanten niet alleen vandaag efficiënt werken, maar ook duurzaam kunnen groeien in de toekomst.
Bij IGEPA was er behoefte aan een centrale plek waar iedereen, van kantoor tot magazijn, gemakkelijk informatie kan vinden. Veel communicatie verliep via e-mail of mondeling, waardoor belangrijke updates niet altijd iedereen bereikten. Collega’s hadden vaak geen volledig overzicht. Tijd voor een slimme oplossing.
Die kwam er toen stagiair Fabio Sirovina het initiatief nam om een afstudeeronderzoek te starten naar de interne communicatie. Samen met Jos Rust (E-commerce Manager) en Marieke Verhoef-Hartmans (Online Marketeer) heeft Fabio het onderzoek verder vormgegeven. Ze spraken met collega’s uit alle delen van de organisatie en brachten in kaart waar de behoefte lag. Op basis van die input werd een RFP (Request for Proposal) opgesteld en werden verschillende aanbieders met elkaar vergeleken. Uiteindelijk viel de keuze op Synigo Pulse.
De samenwerking met Synigo Pulse verliep soepel. Er werd snel geschakeld, meegedacht en vertrouwd, nog voordat er iets officieel was vastgelegd.
– Jos Rust, E-commerce Manager
Het nieuwe portaal kreeg de naam JIP, wat staat voor Jouw IGEPA Portaal.
JIP bestaat uit drie onderdelen: communicatie, HR en applicaties. Nieuwsberichten zorgen voor verbinding en deze zijn ook in het Engels beschikbaar voor collega’s. HR-informatie zoals verlof en overuren is eenvoudig te vinden. Via de applicatiewidget hebben medewerkers snel toegang tot de benodigde tools. Plus: al deze informatie is ook mobiel te bereiken via een handige browserkoppeling.
De impact van JIP was verrassend snel voelbaar. Medewerkers waren enthousiast en wilden meedenken en content aanleveren. Collega’s reageren op berichten, geven likes en verwijzen elkaar naar JIP voor informatie. Het portaal is inmiddels de vaste bestemming voor interne updates, evenementen en het delen van successen. Deze centralisatie heeft een aantoonbaar verschil gemaakt in hoe we met elkaar verbonden zijn.
De combinatie met de uitrol van SharePoint was een slimme zet. Waar SharePoint soms als complex wordt ervaren, biedt Synigo Pulse toegankelijke en visuele toegang tot informatie. Alles is gekoppeld aan de rechten van medewerkers, dus je ziet alleen wat relevant voor jou is. De inrichting is eenvoudig gehouden, met als resultaat duidelijkheid en gebruiksgemak.
De plannen voor de toekomst zijn veelbelovend. De kennisbank wordt verder uitgebreid en er wordt gekeken naar integratie met Copilot om JIP als digitale collega tot leven te brengen. Daarnaast wordt er nagedacht over een medewerkerstevredenheidsonderzoek om de impact van JIP te meten. Tot slot is de wens voor de toekomst om met analytics de groei van interactie op het portaal te volgen.
Kortom, IGEPA heeft met JIP een digitale werkplek gecreëerd die voor iedereen werkt. En ze zijn nog lang niet klaar.
